Por: José Iván granada
Consultor senior de Logística
En el VMI, es el proveedor quien realiza el reabastecimiento continuo al cliente, basado en la información de existencias y de consumos de mercadería que aquel registra, con el objetivo de reducir la incertidumbre que surge cuando el proveedor es ciego a la condición del inventario que tiene el cliente.

Beneficios del VMI

Con la práctica del VMI, los productos correctos están continuamente en el lugar correcto, en el momento adecuado y con la reposición continua en el punto de venta o en la planta del cliente. The Benefits of VMI are numerous for both Manufacturer & Distributor.Los beneficios del VMI son numerosos (ver cuadro N°1), tanto para fabricante como para el cliente, Here is a partial Listing:siendo los más relevantes:

  1. Reducción de costos (por disminución en días del inventario y menor esfuerzo administrativo por gestión del pedido).
  2. Mejora el nivel de servicio, pues cuenta con la certeza de la disponibilidad del volumen de mercancías que el negocio requiere.
  3. El aumento de la rotación de los inventarios permitirá tener productos de mayor frescura en el punto de venta.
  4. Información confiable, única y oportuna de ventas, además de consumos e inventarios.
  5. Mayor productividad de la línea de producción, al poder fabricar lotes más grandes, que atiendan la demanda de dos o más periodos consecutivos. Por ejemplo, materiales de empaque y materias primas.

El decálogo de limitaciones en el VMI

Estas son las diez limitaciones o dificultades que se presentan para la implementacion y ejecucion exitosa del VMI, las cuales son una motivación a ser proactivos en el proceso y anticiparse o prevenir su ocurrencia:

  • Requisito de haber avanzado previamente, en mejores prácticas logísticas como el de las entregas certificadas.
  • Gran dependencia entre las partes y los costos crecientes de tener que cambiar de proveedor / cliente en el futuro.
  • La falta de confianza para intercambiar datos puede dar lugar a prácticas ineficaces, como invisibilidad o desequilibrio del Inventario.
  • Costos de tecnología y de una organización cambiante, restringen el acceso de las PyMEs a este tipo de prácticas, aunque son facilmente superados con buena voluntad de las partes.
  • Se requiere de adecuadas pruebas de los diferentes mensajes EDI, dados los volúmenes de información a intercambiar (reporte de ventas e inventarios, orden de compra, aviso de despacho, aviso de recibo, factura electrónica).
  • La pérdida del espacio necesario en los estantes del retail puede dar lugar a menor atención por parte de los compradores, comparado con los competidores que aún no utilizan el VMI.
  • Las promociones o eventos especiales necesitan ser comunicados de antemano para evitar errores de planeamiento del reabastecimiento (pérdida de flexibilidad).
  • Creciente vulnerabilidad ante los riesgos no previsibles tales como las huelgas de empleados, problemas climaticos, bloqueos en las vías, etc. 
  • Percepcion que la mayor parte de los beneficios son para el cliente o parte compradora, mientras que el proveedor hace la mayor parte del trabajo y de la inversion.
  • Las expectativas altas de los minoristas, no debe ser magnificada, pues el éxito de una gestión VMI, es una combinación entre las expectativas generadas y los logros concretos a alcanzar.

¿Cómo configurar un VMI?

¿Cómo funciona el trabajo de VMI?

Aunque el concepto básico de VMI es sencillo, la implementación exitosa requiere, primero que todo, que se haya cultivado un fuerte sentimiento de confianza entre los aliados, que ambos tengan la suficiente disciplina para trabajar colaborativamente en el fortalecimiento de la alianza. Ambas partes deben contar con personal logístico capacitado profesionalmente y entrenado en los diferentes esquemas de ECR (Eficient Consumer Response) y BPL (Buenas Prácticas Logísticas). Es fundamental sensibilizar a todos los empleados involucrados en el proceso, asegurándose que comprendan plenamente y acepten esta nueva forma de hacer negocios.   

Aprovechar la experiencia VMI, haciendo Bench marking con otras compañías que ya hallan recorrido este camino. Los socios comerciales comprometidos con el éxito de VMI, deben buscar una guía experimentada y de apoyo, junto con herramientas de implementación bien concebidas, así como procesos simples y efectivos.

Adicional de las anteriores, hay varias claves para el éxito de un programa VMI:

Genere un adecuado acuerdo logístico

Es muy importante Reconocer que el VMI no es para todos los proveedores, y los clientes sólo deben considerar su implementación con aquellos socios comerciales que son importantes para ellos (por ejemplo, el volumen razonablemente alto, potencial de crecimiento, importancia estratégica del producto para el proceso de producción, etc). La fijación de un protocolo logístico entre cliente y proveedor debe ser realizado sobre la base de la satisfacción mutua de objetivos de los negocios. En dicho documento se debe especificar claramente las obligaciones de cada una de las partes y los KPIs o indicadores de gestión que permitirán medir de manera clara y concisa el desempeño de la alianza.

El Proveedor, es el dueño del proceso y por ende es quien controla y se hace cargo de la eficiente generación de las órdenes de compra, las cuales garantizan que el reabastecimiento continuo se haga realidad. Importante definir cuáles serán los canales de comunicación permanentes que se mantendrán abiertos, cuál será la periodicidad de las reuniones para discutir sus metas y cómo proceder para alcanzar esas metas. Por ejemplo, la rotación del inventario, tasas de utilización (en stock en porcentajes) y costos de la operación, etc.).

Comunicaciones de datos y pronósticos

El proceso de VMI se inicia en el cliente, con el envío de un informe de actividad del producto, que permita al proveedor establecer y conocer las ventas del distribuidor y los niveles de stock. Si se trata de consumos, recibe el plan de producción en firme y el estimado del siguiente mes. Este informe contiene datos sobre la demanda y las ventas, junto con la información del inventario o sobre los planes de producción, programados en consonancia con los volúmenes aprobados en el SOP (Sales Operations Planning), según la explosión individual de componentes por SKU.

El nivel de planeamiento debe ser alto, de ahí la necesidad de contar con sólidos sistemas de cálculo y monitoreo que, manejando criterios de segmentación y excepción, aumenten la confiabilidad y productividad de la tarea de la planificación del abastecimiento.

No subestime la importancia de la plataforma de operaciones del VMI. Se requiere de una tecnología y una plataforma de operaciones, compatible entre sí, mediante interconexión e integración en línea, por la cual se comparta la información respectiva.

Visibilidad del inventario

Entender que VMI significa colaboración y que es diferente a un típico sistema interno de información o de procesos de negocio. Una de las claves para hacer VMI, es que se comparta el riesgo. A menudo, si el inventario no se vende, el proveedor se compromete a que el producto sea comprado por otro comerciante.

Es un esfuerzo de mejora en el que ni el proveedor ni el cliente pueden hacerlo solos; deben trabajar juntos para que esto ocurra, aquí el planificador del proveedor analiza la información suministrada por el cliente y recomienda órdenes de reposición. Estos procesos incluyen, revisiones periódicas de los comportamientos de la operación.

El fabricante puede ver todos los artículos en stock del cliente, así como el verdadero estado y nivel de los datos de venta o consumo y es el responsable de crear y mantener el plan de inventario; por ello, si bien mediante la práctica del VMI los quiebres de stock, ya sean en el centro de distribución o en el local de ventas, son drásticamente reducidos, pueden llegar ocasionalmente, a presentarse y se deben manejar estos Incidentes como oportunidades. Importante resaltar que el foco en el CEDI distorsiona la evaluación de la demanda, dado que la técnica se basa fundamentalmente en los datos de los retiros del centro de distribución, normalmente produce un efecto de distorsión de la demanda en la venta.

Un caso de éxito

Como todos los acuerdos colaborativos, estos han sido explotados más intensivamente en el extremo final de la cadena: proveedor con comerciante; es por ello que, en este caso, a pesar de los múltiples casos de éxitos de VMI aplicado al retail o comercio minorista, queremos destacar un especial acuerdo colaborativo entre un proveedor de cajas corrugas y su cliente, un productor de alimentos para el consumo humano.

Descripción de la problemática

La planta de alimentos Mapau, una de las más grandes del país, tiene un consumo mensual de 1.200.000 cajas corrugadas para atender el portafolio de 205 productos vigentes de la compañía, cuyo valor es de $1.600 M.M. La compra de este material se encuentra distribuida entre los dos mayores fabricantes de corrugados de la región. Este volumen, obligaba al productor a mantener un stock de corrugados de al menos 30 días de inventario en cada una de ellas, debiendo destinar en su almacenamiento 2.000 mts2 de bodegas, con un costo aproximado de $20.000 mt2 (valor actual si se fuera a arrendar en la cuidad) y un costo de administración y control del inventario del 5% (incluido el costo financiero del inventario).

En lo que tiene que ver con el proveedor de corrugados, este debe estar haciendo frecuentes cambios de maquina en el corrugador de su planta, generando desperdicios cuantiosos que se producen de la puesta a punto de la línea para cada referencia de caja y de los tiempos muertos de las maquinas. Caso aparte merece el hecho de tener que disponer de un camión liviano (no más de 4.5 Toneladas), para estar llevando diariamente, dichos productos a la planta del cliente.

Acuerdo VMI

El proveedor se compromete a mantener las cantidades suficientes de cajas corrugadas para atender la producción planeada de cada una de las referencias o SKus del portafolio seleccionado, para los próximos ocho días de consumo por la planta de alimentos Mapau.

El cliente, se compromete a darle al proveedor de cajas, acceso en línea al WMS del CEDI de materias primas y empaques, a los planes de producción en firme del próximo mes (mes uno) y tentativos para los dos meses siguientes al mes uno, es decir meses 2 y 3. Igualmente permitirá el uso de sus bodegas sin ningún costo, para almacenar el inventario de cajas que el proveedor estime conveniente, asignando el personal necesario para su administración y control

Beneficios principales para la fábrica de alimentos Mapau

  • Disminución del costo logístico de tener inventario permanente de material corrugado en las diferentes referencias del portafolio.
  • Simplificación del proceso de reabastecimiento (compras) y de la administración del inventario.
  • Se eliminan las pérdidas ocasionadas por los corrugados obsoletos.

Beneficios para el proveedor

  • Una alianza de este tipo garantiza la compra permanente de los corrugados solicitados por la planta.
  • Poder planear tirajes de mayor volumen en aquellas referencias tipo A y tipo B según el consumo de los meses 1, 2 y 3; esto incrementa ostensiblemente la productividad del corrugador y minimiza los desperdicios.
  • Menores costo de transporte, al poder utilizar vehículos más grandes, para transportar mayor volumen de corrugados hasta el CEDI del cliente
  • Poder facturar los consumos reales, con la frecuencia que se considere pertinente, sin ningún tipo de restricciones. Dichas cantidades, son fácilmente auditables con los volúmenes de cartones producidos en la planta de alimentos, en el mismo periodo.
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