Vendor Management Inventary (VMI): Potencializando las economías de escala y el nivel de servicio

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Cuando se habla de esquemas colaborativos entre el cliente y el proveedor, no hay herramienta más fácil de implementar y que dé réditos más inmediatos que el “Inventario Administrado por el Proveedor” o VMI por sus siglas en inglés, un sistema que fue popularizado en la década de los ochenta por compañías como Wal-Mart, Procter & Gamble, Johnson & Johnson, Black & Decker, Ace Hardware, entre otros. 

Y es que el solo hecho de que el proveedor consiga un pedido sin hacer lobby en el departamento de compras o sin tener que pedir citas en la oficina responsable de adquirir los insumos para el reabastecimiento, es un hito muy positivo en la relación de negocios con un cliente y genera un sentido de pertenencia mutua con el proveedor.

Actualmente los negocios deben afrontar retos cada vez más exigentes, en donde la premisa de lograr flexibilidad suficiente para acomodarse a los requerimientos cambiantes de los clientes, obligan a las cadenas de abastecimiento a acelerar de manera confiable y en tiempo real el flujo de información, materiales y efectivo. Todo ello tendiente a detectar y minimizar el impacto de las interrupciones de dichos flujos.

Cuando se habla de esquemas colaborativos entre el cliente y el proveedor, no hay herramienta más fácil de implementar y que dé réditos más inmediatos que el “Inventario Administrado por el Proveedor” o VMI por sus siglas en inglés.

Ya no podemos seguir trabajando en modo “push”, empujando la mercancía al mercado sin mayor criterio que el cumplimiento de un presupuesto de ventas. Hoy día se debe trabajar bajo el sistema “pull”, en donde el fabricante escucha al consumidor a través del sistema POS (Point of Sales), rápidamente responde con la mercancía demandada y su objetivo es reabastecer al canal con un mínimo de inventario. El sistema “pull” requiere proveedores que tengan tiempos de entrega cortos y un alto nivel de servicio, sin órdenes tardías.

En consecuencia, la premisa es que los fabricantes se esfuerzan por ser más sensibles a la demanda del cliente, a través de una amplia gama de productos, sin la necesidad de enormes cantidades de inventario o de mitigar muchos de los problemas que normalmente se presentan al mantener permanentemente disponible al consumidor con una gran cantidad de artículos diferentes.

Era tan sentida dicha necesidad, que la prospectiva de tendencias logisticas planteadas por el FMI – Food Marketing Institute, en el año 1996 se establecieron las siguiente nueve funciones prioritarias que se trasladarían del cliente al proveedor, las cuales se cumplieron al 100%, específicamente el VMI como administrador del stock a tener:

¿En qué consiste el VMI?

Son modelos de negocio en el que el comprador de un producto proporciona cierta información a su proveedor, en donde este asume toda la responsabilidad de mantener un adecuado nivel de inventario. En el Vendor Managed Inventory (VMI) es el proveedor quien realiza el reabastecimiento al cliente, con base a la información del stock y consumos de mercadería que aquel registra, con el objetivo de reducir la incertidumbre que surge cuando el proveedor es ciego a la condición de inventario del cliente.

Generalmente la técnica del VMI es utilizada por los retailers, tales como los supermercados, ferreterías, farmacias, artículos de hogar, entre otros; esta práctica permite garantizar el reabastecimiento, además de convertirse en una combinación entre mercancía en consignación y venta en firme por parte del proveedor a partir de la información suministrada por el cliente.

En este sistema, el proveedor (vendedor) toma de manera concertada las decisiones de resurtido en las cantidades que requerirá el cliente, forma de envío y tiempos de entrega, permitiendo una evaluación sistemática de los beneficios para los proveedores y los clientes, facilitando automáticamente la coordinación de la cadena de suministro. Por consiguiente, el inventario es controlado, planificado y administrado por el vendedor, pues se basa en la demanda esperada y en los niveles de inventarios mínimos y máximos que son previamente pactados.

Aplicando la misma metodología es posible hacer VMI entre un industrial o fabricante y su proveedor de materias primas / empaques, mediante la alineación de los sistemas informáticos de ambas compañías, en la cual se permita la visibilidad de los planes de producción.

Implementación

Para implementar el VMI como herramienta colaborativa se requiere, además de compartir información, coordinar e integrar los procesos y sistemas entre las partes y en la negociación inicial se analizará la dinámica de funcionamiento, para encontrar un sistema que convenga a ambos aliados.

Sin embargo, se debe tener en cuenta que el día a día trae imprevistos por lo que es necesario que exista un espíritu de colaboración mutua para solventar las diferencias que se presenten, especialmente al principio de la alianza. Se debe acordar un tiempo de ajuste entre el sistema tradicional de reabastecimiento y el nuevo modelo VMI, de la mano de una supervisión cuidadosa del flujo de información y pedidos.

Con el fin de que el proceso de adaptabilidad sea llevado y ajustado a las necesidades de ambas partes, es importante tener presente los siguientes aspectos claves:

  • Elaborar conjuntamente un acuerdo de confidencialidad, de tal manera que se garantice el correcto manejo de la información estratégica a compartir. Por ejemplo: datos de ventas, planes de producción, nivel de stocks, etc.
  • Nivel de inventario en consignación; negociar máximos y mínimos. Se debe acordar sobre qué hacer si un exceso de existencias se produce (en el caso de un error de pedido) y, por ende, si se presenta un agotado.
  • Responsabilidad de inventarios obsoletos o de baja rotación; se debe determinar quién supervisará el volumen de venta y manejo de productos devueltos, comprados o cuándo este es sacado del inventario.
  • Selección de los artículos del surtido; determinar qué artículos del surtido del cliente deben estar dentro del VMI.
  • Responsabilidad por averías o pérdidas; se debe establecer responsabilidades en el almacenamiento, la manipulación y quién asume las averías y los motivos de las mismas.
  • Esquema de corte de inventarios; para efectos de facturación es necesario acordar fechas de corte y forma de calcular el consumo real a facturarle al cliente. En el caso de alianza con un industrial, lo mejor es hacer un inventario físico, siendo la diferencia el consumo real, para lo cual es necesario tener en cuenta la disponibilidad de las personas que participarán en el mismo.
Para implementar el VMI como herramienta colaborativa se requiere, además de compartir información, coordinar e integrar los procesos entre las partes y en la negociación inicial se analizará la dinámica de funcionamiento, para encontrar un sistema que convenga a ambos aliados.

Modelos de VMI

Colaborativo: se comparte información y desarrollo de planes de producción conjunta, planes de demanda y consumo por referencia para establecer planes de reabastecimiento.

Transferencia por mandato: el comprador (cliente) transfiere la actividad y los costos de gestión del inventario al proveedor (vendedor).

Totalmente automatizado: combina los elementos positivos de cada uno de los modelos anteriores, incluyendo el objetivo principal de la reducción de los costos totales para la cadena de suministro. Está compuesto por cuatro etapas: colaboración, planificación, ejecución y evaluación.

3 al 14 de nov. de 2018

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