Reabastecimiento eficiente: Premisa en el relacionamiento colaborativo

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Hoy día los negocios y el desempeño de las cadenas de abastecimiento nos plantean mayores retos que ponen a prueba nuestra capacidad de gestión, lo que busca lograr la flexibilidad suficiente para acomodarse a los requerimientos cambiantes de los clientes; detectar, coordinar y reducir el impacto de las interrupciones del flujo de producto dentro del sistema logístico y acelerar dicho flujo en beneficio de las cadenas de abastecimiento, es la premisa fundamental en esta nueva forma de relacionamiento colaborativo comercial.

Cuando tenemos nuestra primera aproximación a la estrategia de colaboración, vía ECR (Respuesta Eficiente al Consumidor), nos queda la sensación de que es una técnica ideada por “los almacenes de cadena y sus proveedores de productos de consumo masivo, para los almacenes de cadena y sus proveedores de productos de consumo masivo”. Y no estamos muy lejos de la realidad, pues así fue concebido inicialmente en los Estados Unidos, solo que su desarrollo ha sido tan acelerado, que su aplicabilidad se puede extender a cualquier cadena de abastecimiento, sin importar el tipo de producto y/o canal de distribución con que se le atienda; incluso, podemos asegurar que hay más oportunidades de encontrar estas deficiencias y oportunidades de ahorro en la logística de entrada, es decir en la colaboración entre el industrial y  los proveedores de materias primas y empaques.

Esta afirmación suena un poco arrogante, pero en la práctica lo hemos demostrado por la realización de múltiples “alianzas colaborativas”, las cuales no son más que acuerdos con proveedores que suministran desde productos de consumo masivo (alimentos, aseo hogar, aseo personal, etc.) hasta artículos de hogar y ferretería (utensilios domésticos de aluminio y plásticos, elementos para baños y sanitarios, etc.); estas alianzas se han realizado desde clientes del canal de tiendas, pasando por comerciantes de las centrales mayoristas y distribuidores, hasta los más grandes exponentes del canal retail o almacenes cadena.

El reabastecimiento eficiente, como lo explicábamos en la edición anterior N°95, tiene como premisa fundamental la de simplificar el flujo de los productos desde la línea de producción hasta las fábricas o lugares de transformación y a los puntos de venta, disminuyendo el tiempo del flujo y los inventarios, independientemente del tipo de canal de distribución que se utilice, buscando incrementar la satisfacción del cliente y por ende, del consumidor final. Para ello, hay que partir de la disponibilidad de información del ciclo comercial,  ágil, confiable y en tiempo real.

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Resurtido continúo

Cualquier cliente, por pequeño que sea, desearía tener un nivel ideal de Inventarios sin sacrificar servicio; en otras palabras, todos quisiéramos tener el mínimo de inventarios, sin tener agotados. Además lograr este propósito impactaría el tener menor valor del costo de los inventarios, menos manipulación de productos, mayor rotación del inventario y disminución de actividades como: órdenes de compra, facturación, cantidades a despachar, etc. Es en ese sentido que el resurtido continuo nos puede ayudar, mediante la aplicación de la siguiente metodología

  • El primer paso está en definir cuál es el tiempo de respuesta (Lead time) mínimo que la cadena de distribución particular (Cliente – Proveedor) es capaz de comprometerse a atender y sobre todo, a establecer las posibles contingencias que podrían afectar la capacidad de respuesta  generando una ruptura de Inventarios. Este nuevo esquema propende mejorar los tiempos de compra, producción, despacho, recibo y surtido en la red de abastecimiento, a través de una alianza entre el cliente, el proveedor y las empresas prestadoras de servicios logísticos. Su objetivo es involucrar a todos los contactos profesionales en esta red de colaboración o networking,  identificando  las herramientas sociales que nos permiten trabajar con planes de capacidades reales, unidas para brindarle la mejor experiencia al consumidor final.
  • El segundo paso es establecer la “demanda real” que se ha tenido durante un determinado periodo de tiempo y acordar cuál será la frecuencia de reposición (diaria, semanal, quincenal etc.) y calcular las cantidades a almacenar, medidas en “días de venta o de consumo”. Para conseguir que los planes de abastecimiento estén sincronizados entre los diferentes socios de la cadena de suministro, se debe realizar una estimación colaborativa de la demanda, gestionar conjuntamente los niveles de inventario colaborativo y trabajar con planes de compra consensuados, buscar realizar “compras colaborativas”.
  • Como tercer paso, negociamos quien es el responsable de “monitorear” el Inventario: si el comprador o el ejecutivo de ventas. Inicialmente el comprador debe ir desligándose de la labor operativa de cuánto y cuándo comprar, siendo el vendedor quien hace seguimiento a que la cantidad de días de venta en inventario esté acorde con el máximo pactado dentro de la alianza. La fase avanzada de este proceso, que la podemos determinar como el pre-requisito para iniciar una alianza colaborativa VMI, la logramos cuando esa ganancia mutua de confianza permite que el ejecutivo de ventas, tenga su “password” personal para acceder al sistema de inventarios del cliente y colocar la orden de compra, sin intervención del comprador; la labor del comprador entonces, evoluciona hacia ser un “gerente de la categoría”, dedicado a estudiar los desempeños de los artículos y el cumplimiento de los acuerdos establecidos con el proveedor. 

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Impacto sobre los inventarios

El reabastecimiento o resurtido continuo es una herramienta vital para la administración de inventarios, ya que es independiente del modelo o política de inventarios y compras que se determine; aquí se trata de tomar medidas prácticas sobre la operatividad de la logística en estas cadenas, eliminando actividades innecesarias y simplificando al máximo el flujo de información y de productos. No se trata de mover inventarios de un eslabón a otro de la cadena; se trata de disponer de los materiales y/o productos terminados, en el lugar y en el momento preciso que se requieran, a un costo razonable.

Para entender un poco mejor este punto, miremos resumiéndolo por décadas y cuál ha sido la evolución de los inventarios:

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La gestión de resurtido continuo, tiene un alto impacto sobre los días de inventario repartido a lo largo de la cadena de abastecimiento, logrando reducciones por encima del 36%.

Conclusión

Es imposible plasmar en un artículo como este, todos los aspectos involucrados en un proceso como el que hemos descrito y compartido con ustedes; lo más importante es que se entienda que el “Reabastecimiento eficiente”,  es posible de aplicar si se tiene el interés y el propósito de  evolucionar en la forma de hacer logística y buscar que los negocios solo tengan como fin último el mejor servicio al cliente final: el consumidor.

Es muy importante tener claro que no hay dos alianzas iguales, todas son distintas pues no hay dos empresas iguales y las cadenas de distribución tienen cada una su propia complejidad; de ahí que la negociación de las diferentes aplicaciones siempre deban estar en cabeza de los más altos directivos posibles, acompañados por los que ejecutan la operación, pues solo así se garantiza que la alianza no sea obstaculizada por paradigmas burocráticos o personas que no están dispuestas a moverse al mismo ritmo del mercado.

 
Por: José Iván Granada Jiménez
Consultor logístico
Joseivangranada@une.net.co