Las reuniones S&OP son clave para mejorar la coordinación entre los niveles de fabricación y demanda, asegurando un equilibrio entre ambos. Para lograr reuniones más efectivas, es esencial considerar ciertos factores estratégicos que optimicen los procesos y alineen los equipos de ventas, producción y logística. Estos elementos ayudarán a las empresas a maximizar la eficiencia operativa y lograr sus objetivos de planificación.
Expertos definen el S&OP como el proceso en el que se toman decisiones con el apoyo de un plan viable que pretende alcanzar un equilibrio entre la demanda y la producción a través del mejoramiento de la comunicación.
De esta manera será posible cumplir con las metas – particulares y globales – que se haya planteado la organización.
Beneficios de la reunión S&OP
Con el paso del tiempo este sistema de planeación ha ido ganando relevancia en las empresas – sin importar su tamaño – porque brinda soporte al proceso de toma de decisiones, mediante reuniones operativas y ejecutivas que generan beneficios como:
- •Reducción del stockout en los almacenes de distribución.
- •Incremento del número de días de cobertura (producto en inventario / demanda diaria solicitada) en los puntos de venta.
- •Disminución de los costos de producción, almacenaje y transporte.
- •Mayor adherencia a la demanda de las ventas.
Los expertos logísticos recomiendan utilizar una plataforma tecnológica para mejorar los resultados de las reuniones S&OP. Esto facilita la integración y sincronización de los datos generados por diversas aplicaciones informáticas de la empresa.
Implementación de S&OP
En el mercado hay diferentes aplicaciones de S&OP que ofrecen ventajas y desventajas.
Pese a que hay una amplia gama de opciones informáticas, los expertos aseguran que ninguna de estas soluciones serán útiles hasta que no se dé una reestructuración planeada y eficiente de las operaciones enfocadas al S&OP y un conocimiento total por parte de las diferentes áreas implicadas.
De acuerdo con David González – Consultor de cadena de suministros – en estos encuentros se discuten los escenarios tentativos para que se dé un balance entre la demanda y el abastecimiento de mercancías que por distintas razones y restricciones no se pueden entregar como parte de la oferta del tiempo que se esté pronosticando.
Parámetros clave para definir la reunión S&OP
González aborda los siguientes parámetros con respecto a las reuniones S&O:
- Cuándo hacerlas: en la tercera semana del mes es el momento idóneo.
- Quiénes deben asistir: las áreas de ventas y mercadotecnia, en planeador de la demanda y el líder S&OP.
- Cuánto debe durar: lo sugerido es medio día.
- Qué entradas de información se requieren: el pronóstico con las últimas restricciones del abastecimiento.
- Qué información sale: Sale el pronóstico con las opciones de aprovisionamiento, la identificación de las áreas de oportunidad y los planes de acción que se van a ejecutar.
La reunión S&OP es una práctica clave para mejorar la medición y control en las empresas. Estas reuniones estratégicas son fundamentales para aclarar la visión del negocio y optimizar la eficiencia operativa. El objetivo principal de la reunión S&OP es asegurar la disponibilidad de productos demandados por el mercado, lo que incrementa la rentabilidad y la satisfacción del cliente. A medida que los profesionales redefinen estos encuentros, se busca un seguimiento más efectivo para maximizar los resultados y la competitividad en el mercado.
¿Cómo mejorar la efectividad de la reunión S&OP?
Para mejorar la efectividad de las reuniones S&OP, los especialistas recomiendan:
- Integrar todos los niveles de la empresa, incluyendo directivos para una visión objetiva.
- Seleccionar al personal adecuado, con acceso a información valiosa.
- Considerar datos de diversas áreas, incluyendo compras, manufactura y mantenimiento.
- Definir una comunicación abierta entre los departamentos internos.
- Preparar información clave, como registros de suministros y pronósticos.
- Agendar(sic) tres pre-reuniones mensuales que servirán para evaluar las variaciones y de esta manera, actuar oportunamente frente a los cambios que se puedan presentar; estos encuentros deben ser breves y previos a la junta mensual S&OP.
- Estudiar con cuidado el plan financiero, el análisis de la competencia, la investigación de mercado y la oferta Vs. la demanda.
- Involucrar a todo el equipo. Es fundamental tener claro que es muy probable que no sea fácil llegar a un consenso entre demanda, oferta y rentabilidad.
- Implementar métricas asertivas y reales. El hecho de definir metas irreales alejará a la compañía de su objetivo inicial. Además es necesario imponer un plan de acción que sea alcanzable para todos y que permita llegar a la meta común: generar ahorros.
- Crear un ambiente de motivación y entusiasmo a través del trabajo en equipo.
Objetivo de la planeación de ventas y operaciones
La planeación de operaciones y ventas permite que los ejecutivos logren un equilibrio entre diferentes factores independientes que existen en las empresas:
- Demanda y oportunidades de abastecimiento del mercado.
- Servicio al cliente.
- Inversiones en inventario.
- Capacidades de producción.
- Disponibilidad de aprovisionamiento.
- Distribución.
La meta final de las reunión S&OP es determinar qué tan bien se están manejando los recursos de la empresa para poder satisfacer – con rentabilidad – la demanda de los clientes.
A continuación se presentan los cinco pasos que – según Deloltte y LOGILITY – permitirán un mayor y más eficiente acercamiento al S&OP:
Paso 1: Realizar una Revisión del Portafolio
Se trata de examinar – con regularidad – los planes de producción actuales, la introducción de nueva mercancía (NPI ) y el retiro de ítems.
En este punto se deben considerar las siguientes preguntas:
- •¿Qué productos deben introducirse en el mercado?
- •¿Cuándo debe hacerse esta entrada?
- •¿Qué ítems deben descontinuarse?
- •¿Existe algún inconveniente con artículos “maduros” que están en el portafolio?
Este análisis es importante porque es necesario comprender factores como: el acortamiento en el ciclo de vida de los productos, el incremento de la especificidad de los requerimientos de los clientes, la habilidad para planear un portafolio más dinámico y el impacto de esto en las ventas, producción, inventario y finanzas.
Paso 2: Sincronizar las Predicciones y la Perspectiva Financiera
Se debe llegar a unos pronósticos consensuados que combinen los planes de ventas, mercado y de los clientes y que tengan en cuenta cualquier diferencia que estos puedan tener con los objetivos financieros de la compañía.
La relevancia de este punto radica en que aunque la base de las predicciones es un buen punto de partida es necesario potenciarlas con perspectivas originadas desde los departamentos de ventas, marketing y servicio al cliente.
Esta colaboración es fundamental para lograr una mayor precisión en los pronósticos.
Paso 3: Sincronizar el Abastecimiento y la Capacidad
Consiste en desarrollar alternativas de tiempos de inventario, producción y distribución para poder cubrir los escenarios de demanda, incluyendo las implicaciones financieras.
La habilidad de analizar diferentes opciones de aprovisionamiento es fundamental para satisfacer los planes de demanda y explorar el impacto de diversos factores en la inversión en inventarios, ingresos, ganancias, capacidad de utilización y niveles de servicio.
Paso 4: Crear un Plan S&OP
Este punto comprende la alineación de planes comprensibles de inventarios y producción, la identificación de problemas/riesgos y las estrategias de mitigación que deben ser escaladas.
Mientras los equipos encargados de manejar la demanda y el abastecimiento tienen presente los objetivos de la empresa es posible que se presentes sesgos optimistas y pesimistas al respecto.
Al reunir dichos grupos es posible sincronizar el horizonte de la planeación y alinear las actividades con los objetivos corporativos.
Este es un paso especialmente crucial para el mejoramiento de la colaboración entre las empresas que operan en silos.
También se debe tener en cuenta que en este paso es necesario balancear las métricas principales Vs. los objetivos financieros de la organización.
Paso 5: Conducir la Reunión Ejecutiva S&OP
Se define como la revisión ejecutiva de los planes de ventas, inventario y producción e incluye la integración de la planeación táctica y los sistemas de ejecución.
