Política de privacidad y tratamiento de datos personales

ZONALOGÍSTICA S.A.S. ZLG adopta la presente Política de privacidad y tratamiento de datos personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones colombianas que regulan la protección de datos personales.

Esta política establece las condiciones para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales obtenidos a través de nuestros sitios web, formularios, eventos, programas de formación, relaciones comerciales y demás canales habilitados.

1. Responsable del tratamiento

2. Ámbito de aplicación

Esta política aplica al tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, utilizados o administrados por ZONALOGÍSTICA S.A.S. ZLG en desarrollo de su actividad empresarial.

Los datos podrán ser obtenidos mediante canales físicos, digitales, telefónicos, audiovisuales, formularios, registros, compras, eventos, cursos, certificaciones, relaciones laborales, comerciales o contractuales.

3. Definiciones

  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.
  • Aviso de privacidad: comunicación mediante la cual se informa al titular sobre la existencia y forma de consulta de esta política.
  • Base de datos: conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento.
  • Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse con una persona natural determinada o determinable.
  • Dato público: información calificada como pública por la Constitución, la ley o las disposiciones aplicables.
  • Dato privado: información que, por su naturaleza íntima o reservada, solo resulta relevante para su titular.
  • Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
  • Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
  • Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y su tratamiento.
  • Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.

4. Principios aplicables

El tratamiento de los datos personales se realizará aplicando los siguientes principios:

  • Legalidad: el tratamiento se sujetará a la normativa colombiana aplicable.
  • Finalidad: los datos serán tratados para propósitos legítimos previamente informados al titular.
  • Libertad: el tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones legales.
  • Veracidad y calidad: la información deberá ser completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Transparencia: el titular podrá obtener información sobre el tratamiento de sus datos.
  • Acceso y circulación restringida: los datos solo estarán disponibles para personas autorizadas o habilitadas legalmente.
  • Seguridad: se adoptarán medidas razonables para evitar pérdida, adulteración, acceso o uso no autorizado.
  • Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener la reserva de la información.

5. Autorización del titular

La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión de datos personales requiere la autorización libre, previa, expresa e informada del titular, salvo cuando exista una excepción legal.

La autorización podrá obtenerse por escrito, verbalmente, mediante mecanismos electrónicos o a través de conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada.

ZONALOGÍSTICA S.A.S. ZLG conservará las evidencias necesarias para demostrar cuándo y cómo fue obtenida la autorización.

6. Datos personales recolectados

Según la relación establecida con el titular, podrán recopilarse los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos.
  • Tipo y número de identificación.
  • Correo electrónico.
  • Número telefónico.
  • Dirección física y ciudad.
  • Empresa, cargo y sector económico.
  • Información de facturación y compra.
  • Datos relacionados con eventos, cursos y certificaciones.
  • Información suministrada mediante formularios, encuestas, solicitudes, consultas o reclamaciones.
  • Dirección IP, navegador, dispositivo y datos asociados con la navegación.

Zonalogística no almacena directamente la información completa de tarjetas bancarias empleadas en el proceso de pago. Estos datos son tratados por ePayco y las entidades financieras que intervienen en la transacción.

7. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

  1. Gestionar compras, pedidos, pagos, facturación, despachos y entregas.
  2. Prestar los productos y servicios solicitados por el titular.
  3. Gestionar inscripciones a eventos, cursos, certificaciones y programas de formación.
  4. Registrar la asistencia y participación en actividades académicas o empresariales.
  5. Expedir certificados, acreditaciones, escarapelas y materiales.
  6. Atender solicitudes, consultas, quejas, reclamos y garantías.
  7. Validar y actualizar la información de clientes, usuarios, participantes, proveedores, contratistas y trabajadores.
  8. Cumplir obligaciones legales, contables, fiscales, comerciales y contractuales.
  9. Realizar encuestas de satisfacción, análisis estadísticos y estudios de mercado.
  10. Mejorar nuestros productos, servicios, procesos y experiencia digital.
  11. Enviar información relacionada con compras, servicios, eventos o solicitudes.
  12. Enviar novedades, contenidos, promociones e invitaciones cuando exista autorización del titular.
  13. Desarrollar actividades comerciales, publicitarias y de fidelización.
  14. Prevenir fraude, suplantación, lavado de activos y otras actividades ilícitas.
  15. Gestionar relaciones laborales, comerciales y contractuales.
  16. Cumplir requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
  17. Proteger los derechos, bienes y seguridad de Zonalogística, sus usuarios y terceros.

8. Datos sensibles

ZONALOGÍSTICA S.A.S. ZLG evitará recopilar datos sensibles que no sean necesarios para sus actividades.

Cuando sea indispensable tratar esta información, se informará al titular su carácter facultativo, la finalidad específica y su derecho a no autorizar el tratamiento, salvo cuando exista una obligación legal.

9. Datos de niños, niñas y adolescentes

Zonalogística no recopila intencionalmente datos personales de niños, niñas o adolescentes, salvo cuando resulte estrictamente necesario y se cumplan los requisitos establecidos por la legislación colombiana.

En estos casos se protegerá el interés superior del menor y se solicitará la autorización de su representante legal cuando corresponda.

10. Tratamiento por terceros

Zonalogística podrá transmitir datos personales a proveedores y encargados que presten servicios necesarios para el funcionamiento de su actividad, como:

  • Procesamiento de pagos.
  • Hospedaje y soporte tecnológico.
  • Servicios de correo electrónico y automatización.
  • Transportadoras y operadores logísticos.
  • Facturación y servicios contables.
  • Marketing, analítica y medición digital.
  • Organización de eventos y programas de formación.
  • Atención al cliente y gestión comercial.

Estos terceros deberán tratar los datos conforme a las instrucciones de Zonalogística, sus propias obligaciones legales y las medidas de seguridad aplicables.

11. Transferencias nacionales e internacionales

Los datos podrán ser transmitidos o transferidos dentro o fuera de Colombia cuando sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política.

Estas operaciones se realizarán de acuerdo con la legislación aplicable y mediante proveedores que cuenten con condiciones razonables para la protección de la información.

12. Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tiene derecho a:

  1. Conocer, consultar, actualizar y rectificar sus datos personales.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
  3. Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
  4. Solicitar la corrección de información incompleta o inexacta.
  5. Solicitar la supresión de sus datos cuando resulte procedente.
  6. Revocar la autorización cuando se cumplan los requisitos legales.
  7. Acceder gratuitamente a los datos personales objeto de tratamiento.
  8. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere vulnerados sus derechos.

13. Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de Zonalogística.

Las consultas serán atendidas dentro de los diez días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de ese plazo, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

14. Reclamos

El titular o sus causahabientes podrán presentar reclamos cuando consideren que la información debe ser corregida, actualizada o eliminada, o cuando adviertan un posible incumplimiento de las normas sobre protección de datos.

El reclamo deberá contener:

  • Identificación del titular.
  • Descripción clara de los hechos.
  • Datos de contacto para recibir la respuesta.
  • Documentos o evidencias que se quieran aportar.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará su corrección dentro de los cinco días siguientes a la recepción. Si transcurren dos meses sin recibir la información solicitada, se entenderá que el titular desistió del reclamo.

Los reclamos completos serán atendidos dentro de los quince días hábiles siguientes. Cuando no sea posible responder dentro de ese plazo, se informará al interesado el motivo y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

15. Rectificación y actualización

El titular podrá solicitar la corrección o actualización de sus datos personales indicando claramente la información que debe modificarse y aportando los soportes correspondientes.

16. Revocatoria y supresión

El titular podrá solicitar la revocatoria de su autorización o la eliminación de sus datos cuando:

  • Considere que el tratamiento no respeta los principios y obligaciones legales.
  • Los datos hayan dejado de ser necesarios para la finalidad informada.
  • Se haya superado el tiempo requerido para su tratamiento.

La supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información, cuando sea necesaria para proteger derechos del titular o cuando su eliminación pueda afectar procesos judiciales, administrativos, fiscales o contractuales.

17. Canales para ejercer los derechos

Las consultas y reclamaciones relacionadas con datos personales podrán enviarse a:

18. Seguridad de la información

ZONALOGÍSTICA S.A.S. ZLG implementará medidas administrativas, técnicas y humanas razonables para proteger los datos frente a pérdida, adulteración, consulta, circulación, uso o acceso no autorizado.

Aunque se aplican controles de seguridad, ningún sistema físico o digital puede garantizar una protección absoluta frente a todos los riesgos existentes.

19. Conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contables, fiscales, administrativas o contractuales correspondientes.

Cuando la información deje de ser necesaria y no exista un deber de conservación, será eliminada o anonimizada de manera razonable.

20. Veracidad de la información

El titular es responsable de proporcionar información verdadera, completa y actualizada. Zonalogística podrá solicitar soportes o realizar validaciones cuando resulte necesario para prestar un servicio, atender una solicitud o cumplir una obligación.

21. Uso de cookies

El sitio puede utilizar cookies y tecnologías similares para garantizar su funcionamiento, recordar preferencias, analizar el tráfico, medir el rendimiento y mejorar la experiencia del usuario.

Estas tecnologías pueden recopilar información como:

  • Dirección IP.
  • Tipo de navegador y sistema operativo.
  • Dispositivo utilizado.
  • Idioma y ubicación aproximada.
  • Páginas visitadas.
  • Tiempo de navegación.
  • Enlaces seleccionados.
  • Sitio web de procedencia.

El usuario puede administrar, bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador. Algunas funciones del sitio podrían verse afectadas si se deshabilitan las cookies necesarias.

22. Comunicaciones comerciales

Zonalogística podrá enviar correos electrónicos, mensajes de texto u otras comunicaciones comerciales cuando cuente con la autorización correspondiente o exista una relación que legalmente lo permita.

El titular podrá solicitar la exclusión de estas comunicaciones utilizando el mecanismo de cancelación incluido en los mensajes o escribiendo a info@zonalogistica.com.

23. Modificaciones de la política

ZONALOGÍSTICA S.A.S. ZLG podrá modificar esta política para adaptarla a cambios legales, tecnológicos, comerciales u operativos.

Las modificaciones sustanciales serán informadas mediante el sitio web o a través de los medios de contacto disponibles cuando resulte necesario.

24. Vigencia

Esta política entra en vigor desde su publicación y permanecerá vigente mientras ZONALOGÍSTICA S.A.S. ZLG realice el tratamiento de datos personales.