En la última década, la planificación colaborativa ha ganado relevancia debido a los desafíos que enfrentan las empresas para satisfacer la demanda de los clientes en cuanto a cantidad, tiempo y calidad. Un aspecto importante para lograrlo es el uso de modelos colaborativos que apoyen la toma de decisiones dentro de la cadena de suministro. Estos modelos se centran en el intercambio de información y la gestión de las relaciones entre los diferentes actores de la cadena.
La importancia de la planificación colaborativa
La planificación colaborativa busca alinear y coordinar las decisiones relacionadas con el reabastecimiento, inventarios, colocación y entrega de las órdenes a lo largo de toda la cadena de suministro. Esto involucra la interacción constante entre los distintos eslabones de la cadena.
Tipos de decisiones en la planificación colaborativa
Existen varias formas de planear las decisiones en la cadena de suministro y que están relacionadas con la planeación de la estrategia de operaciones:
- La administración de la demanda.
- La planeación y programación de la producción.
- Los esquemas de contratación.
- Los mecanismos de distribución.
Barreras comunes al abastecimiento colaborativo
A pesar de sus beneficios, existen obstáculos que deben superarse para lograr un abastecimiento colaborativo eficaz. Estos incluyen:
Rigidez
Desarrollar relaciones colaborativas requiere tiempo y esfuerzo. Sin embargo, la resistencia al cambio y la excesiva confianza en metodologías anteriores pueden obstaculizar la adopción de nuevas herramientas y procesos en la planificación colaborativa.
La rigidez se manifiesta de múltiples formas:
– Una actitud de “sí, pero…”, “Eso funcionaría para otros productos/servicios, pero no para los nuestros”. Es decir, prevención ante nuevas ideas.
– Exceso de confianza en metodologías anteriores.
– Exceso de confianza en las relaciones con los proveedores habituales.
Acumulación de información / Información no compartida
El intercambio de información es un pilar fundamental de la planificación colaborativa. La falta de transparencia y la reticencia a compartir información relevante puede generar problemas como niveles de inventario excesivos o bajos niveles de servicio. El intercambio de información clave, como costos, prácticas de mercado y metas empresariales, permite una toma de decisiones más eficiente dentro de la cadena de suministro.
Problemas de colaboración
En una cadena suministro se pueden distinguir dos procesos básicos, como son el proceso de producción y el proceso de distribución. El concepto de planificación colaborativa se puede aplicar tanto al proceso de planificación de la distribución de los productos hacia los clientes, como en el de planificación de suministros de los proveedores.
Así, el proceso de planificación colaborativa facilita la coordinación del flujo de materiales en redes de suministro complejas. Esta coordinación mejora la transparencia de los procesos, aumenta la flexibilidad, reduce los tiempos de respuesta y disminuye los costos.
Una vez se ha acordado la relación de colaboración entre las diferentes empresas, se inicia un proceso de planificación colaborativa que pasa, normalmente, por las siguientes etapas de forma cíclica:
- Definición de la manera de trabajar conjuntamente para conseguir una meta común.
- Planificación local. Se constituye la base para la comunicación entre los socios de la colaboración.
- Intercambio de planes. En este proceso los socios de la colaboración intentan mejorar la calidad y fiabilidad de sus planes intercambiando información.
- Negociación y gestión de excepciones. Los socios de la colaboración tienen una visión más global que les permite evaluar las posibilidades de alcanzar los objetivos predefinidos.
- Ejecución. Un plan ajustado lleva a órdenes de aprovisionamiento, producción y compras que permiten alcanzar los objetivos previstos.
- Medida del desempeño. Se miden los efectos de llevar a cabo la planificación global.
Tipos de colaboración en proceso de planificación
La planificación colaborativa incluye varios tipos de colaboración entre los miembros de la cadena de suministro, según el grado de integración entre las organizaciones. Estos son:
- Integración estratégica. Implica el contacto permanente entre los principales líderes para discutir los objetivos generales o los cambios en cada empresa.
- Integración táctica. Involucra profesionales para desarrollar planes y proyectos específicos.
- Integración operativa. Proporciona medios para llevar a cabo el día a día del trabajo.
- Integración interpersonal. Construye una base necesaria para construir y sostener el futuro de una relación.
- Integración cultural. Personas involucradas con habilidades de comunicación y conciencia multi cultural, para que sirvan de puente entre las diferencias de las organizaciones.
Se describen 5 tipos de colaboración: (I) Demanda colaborativa, (II) Inventario colaborativo, (III) Oferta colaborativa, (IV) Capacidad colaborativa, (V) Transporte colaborativo, (VI) Materiales y servicios colaborativos. Complementario a esto, existen dos tipos de cadena de suministro colaborativa, las cuales tienen que ver con la colaboración con los proveedores y con los clientes.
Desde otra perspectiva, se pueden establecer dos posiciones que conducen a dos nuevos tipos de colaboración, la Colaboración vertical o jerárquica y la Colaboración horizontal. La integración horizontal ofreció ventajas similares a cada una de las empresas de un mismo sector industrial, al lograr acceso preferencial a servicios críticos; las estrategias emergentes de ambas clases de integración se conocen como “Estrategias de colaboración controlada”, ya que dicha colaboración inter-empresarial, se concreta a través de la adquisición de los capitales de los diversos integrantes.
A partir del concepto básico de Planificación colaborativa, surge el modelo conceptual de CPFR (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment). CPFR es un modelo de procesos de negocio que trata de reducir las variaciones entre la demanda y los suministros.
Modelo de planificación colaborativa CPFR
La misión de CPFR es crear relaciones colaborativas entre compradores y vendedores mediante procesos codirigidos y compartiendo información. El modelo de planificación colaborativa, previsión y reabastecimiento (CPFR) es una práctica empresarial que combina la inteligencia de varios socios comerciales en la planificación y el cumplimiento de la demanda del cliente. El CPFR involucra a las ventas y las mejores prácticas de marketing, tales como la gestión de categorías, para abastecer a la planificación de la cadena y los procesos de ejecución para aumentar la disponibilidad y reducir el inventario, costos de transporte y logística.
Beneficios de la planificación colaborativa
El desarrollo de una planificación colaborativa favorece la gestión con los clientes y la utilización efectiva de inventarios. Establece metas que generan transparencia en los procesos productivos. Esto reduce los tiempos de respuesta y minimiza los conflictos potenciales entre los aliados estratégicos.
En este sentido, las ventajas principales de la utilización de la planificación colaborativa están relacionadas con:
- Reducción del Efecto bullwhip, más conocido como el “Efecto látigo”.
- Reducción de los costos operacionales.
- Reducción de los niveles de inventario.
- Reducción de los tiempos de ciclo de reabastecimiento.
- Mayor flexibilidad en los procesos asociados a los pedidos y a las entregas.
- Mejora de la satisfacción del cliente.
Conclusiones
La planificación es una de las actividades más importantes para mejorar la productividad y la calidad en toda una función organizacional, ya que la mayor parte de los resultados de una planificación son influyentes en la toma decisiones de los gestores y en la evaluación del desempeño de una compañía.
En muchos casos, los sistemas de planificación se desarrollan para servir como instrumentos de diagnóstico para identificar las incidencias potenciales en actividades organizacionales. Además, ayuda a las compañías a determinar de mejor manera el uso de sus recursos para lograr objetivos comunes. Hoy en día las empresas se preocupan mucho por sostenerse en el mercado y lograr una estabilidad bajo el principio de colaboración, de tal forma que se puedan compartir los beneficios que se generan en la cadena de manera conjunta. Es por esto que la planificación colaborativa se centra en la coordinación de la planificación y el control de las operaciones de los distintos miembros de la cadena, de tal manera que se puedan establecer distintas maneras de colaboración
Nota. Ideas centrales tomadas del “Twelfth LACCEI Latin American and Caribbean Conference for Engineering and Technology: Excellence in Engineering To Enhance a Country’s Productivity”.