Por: José Iván Granada

Consultor logístico senior

joseivangranada@une.net.co

El famoso indicador de “órdenes perfectas” o perfect orders (en inglés) así lo demuestra, mientras que el incumplimiento a la condición de “entregas completas” es la que más se repite por encima de bien facturado o documentado o al de entregar a tiempo. Este indicador que debería ser la piedra angular de cualquier operación logística, por encima de los kPIs de costos, los de confiabilidad de los inventarios o los de OTIF.

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Las entregas certificadas, en esencia, resumen todas las buenas prácticas atinentes a la gestión logística de última milla, desde que se recibe el pedido por parte del cliente, hasta que la mercancía llega a su destino, siendo las citas previas, una condición “sine qua non” para su implementación. Ante esto surgen varias inquietudes al respecto, entre ellas: ¿Para qué tener acuerdos de entregas con cita previa, si no se aprovecha esta ventana de entrega para hacerla de modo expedito y confiable?, ¿Será que las entregas certificadas, realmente agilizan las operaciones? o ¿Son solo un foco de extra costos?

En primer lugar, hay que entender que las entregas certificadas en su fundamentación parten de establecer acuerdos colaborativos con clientes y con proveedores especiales, bien sea por la estrategia de reabastecimiento continúo planteada o por ese elemento tan importante en las relaciones, tal y como lo es el de la construcción de confianza mutua. Pero este tipo de clientes son solo el Pareto de todos los integrantes de una cadena de suministro, pues queda pendiente establecer estrategias para vincular al otro 80% de sus integrantes, ya que allí es donde residen las grandes problemáticas de incumplimiento y generación de agotados en el punto de venta.

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Por todo lo anterior, decidimos consultar la realidad de las entregas certificadas en importantes compañías de Colombia como: un retail (Grupo Éxito), dos Industriales (los grupos Familia y Nutresa), además de la opinión de GS1, ente rector de este tema en el país, encontrándonos con opiniones diferenciadas frente a su aplicación. Trataremos pues, de la manera más objetiva transcribir el estatus y dejar a nombre de los lectores, la libertad de sacar sus propias conclusiones.

Grupo Éxito

Sergei Betancur, líder de acuerdos colaborativos, considera que lo primero que se debe hacer es la actualización del “Manual para entregas certificadas”, pues además de llevar muchos años de aplicación (desde el año 2010), ya estamos en el momento de hacerlo más simple y asequible al común de las empresas, sobre todo las pymes, las cuales tienen tanta injerencia en la economía del país. Algunos de los cambios sugeridos por el Éxito serían:

  • Empezar por redactar una carta o acuerdo, en la cual consten todos los elementos de la alianza colaborativa y compromisos de buenas prácticas logísticas por parte y parte, como la obligación de enviar la lista de empaque y aviso de despacho vía EDI. Este documento debe ser claro, concreto y firmado por los gerentes respectivos. Así tendrá más seriedad su aplicación.
  • Tener cinco fases de certificación se considera demasiado. Podrían rebajarse a cuatro fases e incluso a tres, sobre todo, si contemplamos que la primera fase de ganancia de confianza es de 24 entregas sin errores, revisando al 100% la mercancía recibida y otro tanto en la fase II con muestreo riguroso.
  • Es un proceso largo, dispendioso y necesario, por eso es importante pensar qué hacer con un proveedor que luego de superar las fases y ser certificado, se descuida y de manera irresponsable comete errores sucesivos graves como averías, faltantes o sobrantes, perdiendo la certificación y generando costos adicionales en el recibo de sus entregas. Es necesario hacerlo solidario con estos costos y de no mejorar, revaluar su permanencia dentro del portafolio de proveedores del Éxito.
  • Importante entender que hay diferencias en las entregas certificadas que son solamente para almacenamiento en los CEDIS, cross docking pre-distribuido, por tienda. Este ejercicio, complejo y estresante, así como tiene un cobro logístico, debería tener un reintegro o reconocimiento logístico por el trabajo bien hecho, es decir aplicar la teoría del “látigo y la zanahoria”.

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En cuanto al estatus actual del Éxito en este tema, Sergei informa que las entregas certificadas son una buena práctica logística e irrenunciable para la empresa. Se tienen 255 proveedores en proceso de diferentes fases, de la 1 a la 5, que son el Pareto del 80% de la venta y que son pertenecientes a las categorías de gran consumo, tecnología, entretenimiento y textil. Queda el reto: ¿Qué hacer con esa gran masa de proveedores pymes, muchos de ellos, que desean certificarse? Para administrar tal número de proveedores y sobretodo, la gran cantidad de información que se genera, el Éxito ha desarrollado un software, que permite administrar todo el proceso de certificación, de principio a fin.

Grupo Familia

Ante la pregunta, ¿Sirven las entregas certificadas para agilizar la operación logística?, María Clara Peláez, directora de servicio al cliente, considera que para el industrial es una carga muy pesada, pues genera compromisos y tareas adicionales, que en muchos casos lo obligan a incurrir en costos extras que van afectando la rentabilidad del negocio.

El nuevo manual de entregas certificadas que se está elaborando en GS1, debe considerar un capítulo más claro y estricto para los incumplimientos de arte del comerciante. Pareciera que el industrial es el único que se equivoca y por ende, es al único que descertifican y sancionan, pero no pasa nada cuando el comerciante incumple por ejemplo, con el tiempo de recibo, dejando los camiones varias horas parados esperando que los descarguen, además con la preocupación latente de que los CEDIS de las grandes cadenas prefieren recibir en la mañana, lo que genera cuellos de botella monumentales en la operación, si no se hace la entrega en ese horario.

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Otro aspecto muy importante es el de considerar en el nuevo manual, la inclusión de entregas certificadas en otros canales de distribución, como los distribuidores y otros comerciantes de menor tamaño, quienes hacen un gran volumen de ventas y se caracterizan por tener practicas logísticas deficientes que generan improductividad y costos demás. Particularmente se ve una gran oportunidad en el canal de mayoristas, con el aliciente de que las entregas se realicen en las horas de la noche.

Hoy, Familia las tiene con Makro, Corbeta y aquellos negocios que no tengan quien reciba, en donde se hace el descargue con filmación de la mercancía dejada en el muelle como prueba de la entrega. El tema de intercambio y retorno de estibas alquiladas para hacer las entregas paletizadas no ha podido acabar de funcionar del todo bien, son un problema para Familia, cuyos productos son tan voluminosos y livianos, convirtiendo la devolución en un proceso demasiado complicado, en las misma condiciones y estado en las que se recibió la mercancía. Además, el costo de rentar un pallet marca Chep, es de $10.000.

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Para Familia, las entregas certificadas son buenas prácticas logísticas y las aplica de una manera natural, con los despachos e intercambios de mercancía entre los CEDIS del Grupo. Actualmente, Familia tiene acuerdos colaborativos para entregas certificadas con el Éxito, las cuales se hacen diariamente en los CEDIS principales. Asimismo, hay 40 tiendas a las que se les entrega semanalmente con frecuencia tres, pero no ha sido posible avanzar en este tema, por lo que reciben inventariado al 100%. No se tiene pensado hacer este tipo de alianzas con proveedores, aunque no deja de ser un tema muy interesante de explorar.

Grupo Nutresa

Siendo Nutresa el holding de compañías productoras de alimentos más importante del país y, por ende, que cuenta con una capacidad de distribución intensiva en todo el territorio nacional y en todos los canales, incluso en el de venta directa por catálogo con su filial Novaventa, las entregas certificadas están inmersas en su ADN logístico y como tal, han sido partícipes de todos los comités e iniciativas que desde GS1 se han jalonado hace muchos años. En tal sentido, Daniel Martínez, director de servicio a los canales, comenta que las entregas certificadas, solo las aplican con las cadenas del Grupo Éxito, cliente más representativo y con quien tienen además acordado que éstas sean paletizadas, pre-distribuido por tienda y con aviso de despacho vía EDI.

Aparte de que la reglamentación de las entregas certificadas es bastante engorrosa, pues el solo manual que las regula tiene 32 páginas, el mayor problema es de costos logísticos, pues preparar un despacho de esta connotación certificada es muy oneroso para la operación de cada CEDI, en comparación con los ahorros en tiempo de recibo, por su rigurosidad para hacer el picking de 800 SKUs que tiene su portafolio. Es importante destacar que el cobro logístico que hace la cadena no compensa los ahorros del cross docking, pues además del excesivo consumo de stretch para el paletizado, el alquiler de estibas y donde el solo gasto de gente involucra:

  • Una persona para picking por cada punto de venta
  • Un verificador
  • Un padrino entregador

Con otras cadenas independientes y distribuidores, se tienen implementadas las “entregas de confianza”, con las cuales la operación es más fluida, transparente y sin tanta parafernalia, recibiendo consolidado por producto, sin padrino entregando mercancía o tantas fases y muestreos. Es una ganancia mutua de confianza entre las partes y dejan asentado en un documento muy sencillo los compromisos de cada parte.

Para Nutresa las cadenas son solo el 18% de su venta, mientras que las tiendas son el 50%, por lo que ahora el reto es cómo trabajar con los mini- mercados independientes, que son un gran número de los clientes de Nutresa y están muy cerca del consumidor final, por lo que se debe solucionar el tema de recibir escaneando el EAN 13 de los productos y o el EAN – 14 de las cajas, con el agravante de que el sistema POS no hace la respectiva conversión de dicho EAN 13. Nutresa espera de GS1, más dinamismo en este tipo de soluciones y en especial propuestas innovadoras para el canal de tiendas, en los que el GTIN no funcionó. No todo debe girar alrededor de las grandes cadenas.

Otro campo de acción que el grupo Nutresa está estudiando, es la implementación de acuerdos colaborativos con proveedores, entre plantas y CEDIS, utilizando paletización, codificándolos, bien sea con el EAN 128 o el EPC, en donde ya la empresa está en capacidad de utilizar esta tecnología.

En cuanto a Entregas nocturnas, hoy se están realizando con el Éxito Medellín, Olímpica Bogotá y Suppla – Cencosud. Importante que las plazas mayoristas del país se involucraran en esta modalidad, pues aparte de mejorar la movilidad de las ciudades, aporta de gran manera a mejorar la calidad del aire.

Conclusiones

  • Es un hecho que se deben retomar de manera más agresiva las entregas certificadas, agilizando así, la permanencia de los camiones repartidores en los puntos de recibo.
  • La entrega certificada, garantiza de manera cierta la confiabilidad de la entrega, en cuanto a cantidad, calidad, oportunidad y documentación correcta.
  • Somos humanos y se ha perdido la trascendencia que tiene lograr la certificación de un cliente o proveedor tan importante, por lo que se debe retomar la filosofía del “protocolo de certificación”, una ceremonia con altura y que de reconocimiento a aquellos “soldados de la logística” ocultos en la profundidad de la operación logística, como el padrino que se atrevió a comprometerse con un despacho perfecto.
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