Si tu objetivo es aprender a priorizar y ser más productivo, este artículo te enseñará cómo aplicar el Principio de Pareto para identificar las actividades o productos más importantes dentro de un proceso o portafolio. La clave es responder a preguntas cruciales como:
- ¿Cómo establecer la importancia de un producto?
- ¿Es más conveniente vender el producto A o el producto B?
- ¿Qué proceso o actividad es una palanca clave?
- ¿Qué información realmente aporta valor?
- ¿Cuánto tiempo pasas sin sentido en las redes sociales?
En resumen, gran parte de la información que recibimos es innecesaria, y el tiempo que malgastamos afecta nuestra productividad. Es hora de cambiar esa mentalidad.
¿Qué es el Principio de Pareto?
En el siglo XIX, el economista y sociólogo Vilfredo Pareto descubrió que el 20% de la población poseía el 80% de la riqueza en Milán. Este fenómeno, conocido como la ley de Pareto o Principio 80/20, ha sido aplicado en diversos campos más allá de la economía. Por ejemplo, el 20% de los productos representan el 80% de las ventas y utilidades de una empresa, el 20% de los clientes generan el 80% de los beneficios, y una pequeña parte de los procesos representa la mayor parte de los problemas en un sistema.
Aplicación del Principio de Pareto en los negocios
Al aplicar el Principio de Pareto en tu empresa, puedes descubrir que solo el 20% de tus clientes generan el 80% de las ganancias. En lugar de enfocarte en adquirir más clientes, es más rentable optimizar la atención a ese 20% de clientes clave. Además, al identificar qué productos o procesos son más relevantes, podrás reducir el tiempo y recursos dedicados a lo que no genera valor, optimizando la eficiencia operativa.
El Principio 80/20 también se puede usar para clasificar productos en categorías (A, B, C), donde los productos A representan el 20% de los artículos más rentables. Es esencial dedicar más recursos y atención a estos productos de alta rotación para maximizar las utilidades.
¿Por qué el Principio de Pareto mejora la productividad?
Trabajar más horas no garantiza ser productivo. Según el experto Timothy Ferriss, autor de La semana laboral de 4 horas, la gente tiende a ocupar todo su tiempo en tareas no productivas solo por cumplir con un horario. Es crucial identificar qué tareas realmente aportan valor y concentrarse en ellas.
El Principio de Pareto se puede aplicar a cualquier área de la vida, desde la administración de recursos hasta la gestión del tiempo. La clave está en enfocarte en el 20% que genera el 80% de los resultados, tanto en negocios como en productividad personal.
Cómo aplicar el Principio de Pareto en tu negocio: pasos clave
- Clasifica tus productos y clientes: Aplica la ley de Pareto para identificar los productos y clientes más rentables.
- Optimiza tu inventario: Dedica más recursos a los productos que representan la mayor parte de las ventas y menos a los que tienen bajo impacto.
- Automatiza tareas no prioritarias: Delegar o automatizar actividades que no aportan valor es una forma efectiva de liberar tiempo para tareas clave.
- Establece plazos para tareas importantes: La ley de Parkinson indica que las tareas tienden a ocupar todo el tiempo disponible. Establecer plazos más cortos para tareas importantes puede ayudar a aumentar la productividad.
Las siguientes preguntas deben ser abordadas por los responsables de las operaciones: ¿Constituye menos del 20% de los sku’s, más del 80% de su volumen de ventas?, ¿Representan el último 1% de las ventas, más del 10% de los sku´s?
Realice bien el ejercicio en su empresa para responder esa pregunta. Ignorar el esfuerzo en atender el 10% de SKUs que representan solo el 1% de las ventas genera desperdicio y destrucción de valor. Es importante identificar los productos que no aportan valor, que consumen tiempo y recursos, y que aumentan la operatividad. ¿Qué realmente agrega valor? Valor es aquello por lo cual estamos dispuestos a pagar más. Es tiempo, y no recibir cosas o atributos innecesarios que además nos cobran.
Stephen Wilson y Andrei Perumal, en su libro Waging War on Complexity Costs, explican que las empresas navegan entre costos altos y utilidades limitadas. Usan una gráfica llamada «La ballena» (ver figura 1) para ilustrar este concepto. El reto es tomar decisiones acertadas sobre los productos que restan utilidades. Al eliminarlos del portafolio, se pueden aumentar las utilidades.
Conclusiones
En conclusión, a menos que su trabajo sea fijo, como apretar tornillos, debe concentrarse en lo verdaderamente importante: el 80/20. Trabaje menos en tareas menores (80%) y más en el 20% importante.
Una forma de lograrlo es reducir el tiempo dedicado a tareas menos prioritarias. Elabore una lista de las tareas más importantes y evalúe si realmente está trabajando en ellas.
Y finalmente, pruebe con estos dos métodos infalibles para aumentar la productividad:
Aplica el Principio de Pareto: Eso te ayudará a limitar tus tareas a las más importantes. Esto incluye elaborar una lista de cosas que se deben hacer, pero también una lista de las cosas que no se deben hacer. Identifique cuál es el 80% de las actividades que son puro trámite y pida que se automaticen (para eso está la tecnología). Luego dedíquese con más soltura y concentración al 20% que le quedan, ahí encontrará el 80% de la eficacia y productividad.
Aplica la ley de Parkinson: Esta ley establece que una tarea crecerá en importancia y complejidad en relación con el tiempo asignado a llevarla a cabo. Así que establezca plazos muy cortos para hacer las tareas importantes. Si se pone un plazo de una semana para hacer la tarea, terminará haciéndola el último día o en las últimas horas del último día, mientras que, si se da un plazo de dos semanas, ocurrirá lo mismo. Entonces la idea es poner el plazo para el próximo día.
Por último, no siga inventándose cosas por hacer, para evitar hacer las importantes.