¿Cuál es la función del Departamento de Compras?

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El aprovisionamiento o adquisición de materias primas o productos es una labor fundamental para cualquier compañía, es por esto que es necesario contar con un Departamento de Compras bien organizado y con metas y funciones claras, para que esta tarea se desempeñe de la mejor manera. A continuación, algunas de las responsabilidades de esta importante área.

Podemos comenzar definiendo las compras como el proceso mediante el cual se adquiere lo necesario para la producción o funcionamiento de una compañía.

Sin embargo, pese a que guarda ciertas similitudes con la labor de aprovisionamiento, presenta diferencias significativas con ésta; especialmente porque el área de compras está a cargo de recibir los pedidos de la materia prima requerida y buscar los proveedores.

Entre las principales funciones de este departamento, se encuentran:

  • Estudiar las tendencias del mercado.
  • Analizar los envíos de los proveedores.
  • Buscar alternativas para optimizar los costos de la empresa y realizar una labor conjunta con las demás áreas de la compañía.
  • Mantener relaciones eficientes con todos los proveedores y escoger los más competitivos.
  • Adquirir materia prima con la calidad idónea para los procesos en los cuales va a ser empleada.
  • Mantener al mínimo los inventarios.

Uno de los puntos a tener en cuenta, es que esta área no puede desempeñarse aisladamente de los demás departamentos de la compañía y que por el contrario, debe trabajar coordinadamente con las otras áreas de la organización para lograr ejecutar de forma eficiente lo relacionado con los requerimientos de materia prima y servicios que tiene el área de producción; las ventas estimadas por el representante del departamento comercial; los presupuestos realizados por el área financiera y los cálculos planteados por los funcionarios del almacén y por los encargados de manejar el stock.

El desarrollo eficiente de  las funciones en esta área, significará grandes beneficios para la empresa, ligados primeramente con la reducción de los costos.

Para entender la importancia de este departamento en una empresa, es necesario señalar que todas las operaciones industriales exigen suministros para que puedan llevarse a cabo; por eso, es clave todo lo que se pueda gestionar y negociar en esta etapa de la cadena de abastecimiento, ya que de esto dependerá de cierto modo, la forma en que se enfrentará la competencia y se impondrán los precios de los productos, y por ende se conseguirán utilidades.

Respecto a las empresas pequeñas, es común que su propietario sea el encargado de adquirir todos los materiales necesarios, pero a medida que la compañía crece se hace necesaria la vinculación de un profesional especializado en esta labor, denominado director, coordinador o jefe de compras.

Esta persona, estará a cargo de organizar, coordinar y controlar todas las labores que se refieren al manejo del servicio que está bajo su responsabilidad, entre las que se encuentran:

  • Establecer metas a alcanzar para cada periodo y diseñar el presupuesto.
  • Planear todas las actividades que va a realizar su departamento.
  • Controlar e  informar.
  • Transferir la documentación respectiva al departamento de administración.
  • Recibir las solicitudes de material de empaque, repuestos y demás suministros que se requieren para el normal desenvolvimiento de la empresa;
  • Buscar los proveedores que más se adapten a los requerimientos de la compañía y analizar las ofertas de estos para poder seleccionar el más indicado.

En el Gráfico No. 1 podemos ver las etapas que hacen parte del proceso de compras:

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Destacados:

Texto destacado 1: Los expertos han definido el departamento de Compras como aquel que se encarga de conseguir los materiales y manejar los servicios que se requieren para que una empresa funcione perfectamente y logre las metas planteadas.

Texto destacado 2: Una de las funciones más importantes del departamento de compras es adquirir los productos al costo más bajo posible, sin reducir la calidad de estos; el precio de obtención de esta materia prima y el aprovisionamiento, deben mantenerse en los mejores niveles económicos para  mantener una posición vendedora favorable.