Por: Rafael Marín Vásquez

Gerente LCM Colombia / Consultor senior en logística

Rafamarin20@gmail.com

Si usted siente que su empresa avanza en desarrollos comerciales cada vez más novedosos, hace esfuerzos por mantener sus clientes; si usted hace benchmark en el mercado y se está moviendo para no quedarse atrás de sus competidores, pero siente que la logística de su empresa no camina al mismo ritmo.

Si siente que los clientes cada vez le hacen pedidos más pequeños y buscan más la conveniencia de ellos que la practicidad para su empresa, que la negociación se pone más difícil y la competencia entrega más rápido, además de ver que el costo de transporte aumenta y esto no se refleja en el servicio y en las ventas, puede que esté experimentando síntomas de los cambios que ha tenido el mercado y que usted no ha podido comprender.

Sin embargo, no se alarme, ya que la buena noticia es que usted aún está a tiempo para asimilar y adaptarse a estos nuevos cambios, en donde el mundo del consumidor de hoy se ha vuelto más informado, más conectado y más impaciente.  Un consumidor que no tiene lealtad a la marca y que en su mano tiene todas las opciones disponibles iguales o mejores que la suya. Este es el nuevo contexto de los negocios, en el cual la velocidad y la habilidad logística están haciendo la diferencia.

¿Quiénes son los responsables de estos cambios? Se podría decir con toda certeza que estos cambios están impulsados por el E-Commerce, el comercio directo y la venta directa, bien sea por catálogo, por internet, por máquinas dispensadoras o por cualquier otro canal virtual, impreso y físico. Esta tendencia nos dice que el comercio electrónico llegó para cambiar la forma en la que el consumidor interactúa con usted, pues este ya se volvió más exigente en tiempo de respuesta y en exactitud.

Por esta razón, las organizaciones que tienen en mente este canal están preparándose para que su capacidad logística esté lista y puedan atenderlo de forma eficiente.  Esto significa desarrollar habilidades en el proceso de picking y en la operación bajo techo diferentes a las que tiene hoy.

Para atender el E-Commerce y crecer en él, se requiere tener un sistema de picking de pedidos pequeños con alta frecuencia y respuesta inmediata.  Esta habilidad en términos logísticos significa tres cosas para empezar:

  1. Acentuar el cálculo de estimación de la demanda para este canal.
  2. Implementar un sistema de picking de unidades.
  3. Disponer de un transporte flexible con rutas de una hora. 

El primer punto se refiere a la responsabilidad de tener un sitio web que promueva productos y que cuando el consumidor lo ordene, usted tenga disponibilidad y se lo envíe de inmediato. Para esto se debe hacer una planeación de la demanda muy fina y una actualización permanente en el sitio web, para que cuando se agote un producto deje aparecer en este. En el nuevo mercado de E-Commerce, el reto es cambiar activos por información.

El punto dos es quizá el más importante. Se trata de la implementación del sistema de picking para despacho de unidades sueltas. Este sistema es denominado de picking unitario y hay múltiples opciones en el mercado, dependiendo del volumen de pedidos que su empresa tenga y del perfil logístico de sus productos, entre otras. Es decir, ya no se trata de cajas completas o de pallets como en otros canales. 

Hablar de empezar un proyecto de un sistema de picking en su empresa puede poner los pelos de punta al gerente financiero, y por obvias razones a la dirección general. La falta de conocimiento y de familiarización con estos sistemas nuevos de alistamiento de pedidos, además de no conocer los costos ocultos por falta del sistema adecuado, hace difícil que se incluya en los presupuestos de las empresas.

Generalmente, pasan años antes de aceptar la necesidad de cambio de los sistemas tradicionales de picking. Las causas para demorar esta decisión pasan por las limitaciones de los sistemas de información, el miedo a la inversión sin un retorno claro y el desconocimiento del potencial en productividad de los nuevos sistemas. De otra parte, el paradigma del bajo costo de la mano de obra en nuestro medio hace que estos proyectos ni se tengan en cuenta.

Pero la realidad es otra, lo demuestran algunas PyMEs y otras grandes empresas que tomaron la decisión de dar el paso de implementar nuevos sistemas de picking y comprobar el rápido retorno de su inversión. Adicionalmente, han visto como los clientes se sorprenden por la disminución de los errores en pedidos y la rapidez en la entrega, mientras que al interior de la empresa se respira un mejoramiento del clima laboral.  El E-Commerce ha sido un generador de esta necesidad y cada vez es mas común.

El picking unitario es la respuesta a la demanda de pedidos más pequeños y de mayor cantidad, además del menor tiempo de respuesta disponible. Antes no era tan importante medir el tiempo y el desplazamiento en el CEDI, por esto el picking se hacía en el mismo lugar de almacenamiento.  Hoy los factores críticos son precisamente, el tiempo de respuesta, la exactitud en el despacho y el costo de picking, en donde la tendencia en las nuevas tecnologías ha sido que el producto busque al picker, en vez de que el picker busque el producto. 

La vocación de los centros de distribución se debe volcar a darle prioridad al despacho y alistamiento de pedidos sobre los demás procesos. De ahí que uno de los problemas que enfrentan los CEDIS esté relacionada con la descomposición de la unidad de recibo y almacenamiento, hacia unidades más pequeñas y fraccionadas para el picking y alistamiento de pedidos.

Haga la siguiente prueba en su empresa: revise si la unidad de despacho de un producto es menor que la unidad en que se recibe ese mismo producto del proveedor. Si es así, su centro de distribución debe estar preparado para realizar ese fraccionamiento de manera eficiente. Revise con su equipo de trabajo en qué momento se fracciona la unidad, es decir, si se hace en el momento de la recepción del producto, durante el almacenamiento o en el proceso de despacho al cliente. Un dato, la mayoría de los CEDIS lo hacen al momento del despacho.

Aquí radica específicamente el cambio de vocación de los centros de distribución, es allí, en el momento del despacho, en donde la velocidad es lo más importante, pues usted tiene en sus manos un pedido de un cliente y él espera tenerlo lo antes posible y sin errores ni averías. ¿Por qué dejar entonces el fraccionamiento de la unidad de empaque para ese momento? ¿Dónde es más importante la velocidad? 

Es más conveniente hacer esta operación de fraccionamiento desde el momento del recibo y almacenar la mercancía en la misma unidad de empaque en la que se va a despachar.  De tal manera que el tiempo más importante en un centro de distribución, es el tiempo del camión en el muelle de despacho.  Todos los demás procesos se deben subordinar a este tiempo de muelles, es la mejor manera de tener una operación de cara al cliente.

Desafortunadamente, vemos con frecuencia en nuestros CEDIS, como los pedidos van siendo alistados con cierta fluidez y velocidad hasta el picking y se detienen por una inconsistencia, por una falla en el sistema o un faltante de producto, en la puerta del camión. Esto significa que implementamos procesos muy eficientes para la gerencia, no para los clientes.

No tener el sistema de picking adecuado por costoso, significa pagar por él, sin haberlo tenido…

El sistema ideal

No existe un sistema de picking que les sirva a todos, cada empresa debe evaluar el que mejor se acomode a su operación.  Las variables que ayudan a tomar la decisión son: el retorno de la inversión, el patrón de demanda, es decir la estacionalidad del negocio, el volumen de los productos y unidades de empaque, el factor de aprovechamiento del área en el CEDI, el costo de la mano de obra y la decisión de invertir en tecnología.

Existen sistemas simples donde el picking es manual con alto desplazamiento del operario y de otro lado, sistemas más automáticos donde se tiende a cero desplazamientos.  En la gráfica N° 1, vemos los diferentes niveles de desempeño que podemos implementar en un sistema de picking. Cada empresa puede asociar su demanda y tamaño de operación a uno de ellos.

El primer sistema es el buggy line o picking by car. Este es el más económico, ya que solo requiere una estantería liviana y un carro pequeño para transporte de pedidos en proceso de picking. El operario se desplaza con el carro en un recorrido lógico con una lista de despacho y normalmente se hace una vez por cada pedido. El rendimiento o throughput del picking by car oscila entre 200 y 250 unidades hora operario y la característica de este sistema es que es de bajo rendimiento y alto desplazamiento, en donde el costo de la unidad despachada es alto.  Aunque se ajusta muy bien a empresas pequeñas con un número menor a 4.000 unidades por día y un número pequeño de SKU’s.

El segundo sistema en orden de desempeño es el pick and pass. Este sistema funciona sobre una banda transportadora o conveyor, sobre el cual se desplaza la caja con el pedido en el proceso. También utiliza una lista de despacho en papel denominado picking list.  Es un sistema para más de 25.000 unidades en promedio día; tiene un throughput de 300 a 400 unidades hora operario y el número de SKU’s depende del área disponible en los flow racks, que es donde se exhiben todos los productos del portafolio. La inversión de este sistema está entre 60 y 90 dólares por posición de picking.

El tercer sistema de picking en orden de desempeño es el pick and pass, pero con tecnología de reconocimiento, que puede ser por luces o por voz (Pick to light o voice picking).  Aunque la inversión es mayor, tiene un alto retorno debido a la mayor productividad y a la posibilidad de crecimiento en SKU’s, así como en el número de unidades alistadas por día.  Este sistema puede despachar hasta 200.000 unidades por día, con una productividad hasta de 700 unidades hora operario.  La inversión para implementar este sistema puede oscilar entre 300 y 400 dólares por posición.

El último escalón tecnológico en sistemas de picking tiene varias opciones.  El sistema de ensamble mecánico, también denominado, A-Frame, por su forma de “A” permite alistar pedidos sin la intervención de la mano humana. Para seleccionar los productos, el sistema se parametriza y él mismo va empujando cada artículo a una banda transportadora en movimiento que controla cada pedido individualmente, hasta depositarlo en la caja final que va para el cliente. Esta tecnología permite alcanzar una productividad hasta de 2.000 unidades hora operario.  Pero lo más importante de este sistema es su capacidad que alcanza hasta 30.000 pedidos por día.  La inversión es importante, una posición de picking oscila entre 1.500 y 2.000 dólares, pero en compañías con alta demanda de unidades, el retorno es muy alto.

El otro sistema es el carrousel, que puede ser horizontal o vertical, dependiendo de los espacios disponibles. Este permite alistar pedidos donde el picker permanece en un punto fijo y los racks o estanterías se mueven buscando el picker. Este sistema sobresale por la alta concentración de productos en espacios reducidos y tiene un alto factor de aprovechamiento del área disponible, aunque en velocidad no es el mejor.

Existen otros sistemas aún más sofisticados que tiene un alto componente de robótica.  Por su alto costo no lo vamos a profundizar en esta ocasión. El caso es que todos los sistemas disponibles buscan optimizar el número de unidades alistadas por hora, maximizar el número de SKU’s disponibles y minimizar el costo por unidad, así como reducir los errores en el despacho.

Es muy común en las empresas que deciden implementar un sistema de picking, hacer una combinación de varias tecnologías, de tal manera que los productos más vendidos que normalmente corresponden a un 10% del portafolio, se realiza en un sistema de alta velocidad, los productos tipo B en un sistema medio y los tipos C, se pueden hacer en un sistema sencillo como el buggy line o el picking en los racks de almacenamiento.

Es clave para la implementación de un sistema de picking, tener un buen sistema de resurtido de los productos en el área de selección. Muchos de los cortes o rupturas de inventario se dan teniendo el producto en el CEDI, pero no está disponible en el sistema de picking.

En conclusión, un operario que labore en un CEDI pasa el 50% del tiempo caminando. Si tenemos en cuenta que el mayor componente del costo es la mano de obra, implementar un sistema de picking con algún componente de tecnología reduce este costo y contribuye a la viabilidad del proyecto.  En el cuadro N° 1 podemos ver un ejemplo de una empresa con ventas de 250.000 millones de pesos, cuyo costo de picking es el 2% y descomponiendo este factor, se encuentra una sorpresa que casi nadie tiene en cuenta y es el tiempo perdido en desplazamiento dentro del CEDI.

En este caso el costo es de 1.500 millones de pesos.  Este ahorro solamente ya hace viable adelantar un proyecto de mecanización o de automatización del sistema de alistamiento de pedidos.

Ejemplo del costo de desplazamiento promedio en un CEDI

Según nuestro ejemplo, tenemos cerca 1.500 millones de pesos para adelantar un proyecto de picking y automatización que disminuya el desplazamiento y la caminadera por el centro de distribución.  Este número nunca lo vemos porque queda cubierto en los bolsillos ocultos de los presupuestos.

También podemos concluir que cada vez existen más PyMEs pensando en implementar procesos de picking con componente tecnológico importante.  Adicionalmente, cada vez existen más empresas que atienden varios canales desde un mismo centro de distribución. Allí el picking debe ser eficiente para cada canal y esto requiere procesos diferenciados.

La tecnología en picking se dirige a disminuir el desplazamiento del operario, a maximizar el aprovechamiento del área del CEDI y a aumentar el Throughput (unidades despachadas), con menor costo por unidad despachada. Todo esto con ayudas para evitar errores en el pedido.

Asimismo, implementar sistemas de picking eficientes no será una opción en el futuro por las siguientes razones.

  • Los tiempos de entrega cada vez serán más exigentes.
  • El 50% del tiempo de un operario en el CEDI. Camina y no agrega valor.
  • El cliente no va a tolerar errores en el pedido.
  • El costo será medido por unidad despachada.
  • El costo del metro cuadrado del CEDI se duplicará rápidamente.
  • El costo de la tecnología en picking cada vez es menor.
  • Los pedidos cada vez serán más pequeños y más frecuentes.

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