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Recomendaciones para contratar una empresa transportadora

El transporte, en cualquiera de sus modalidades, es uno de los procesos más neurálgicos y actividad clave en la integración logística, no por su complejidad, sino por la múltiple cantidad de variables que afectan su ejecución para que sea cero defectos.

El transporte es parte estructural del engranaje de la distribución física nacional e internacional, dependiendo de los canales de distribución que se quieren atender; como soporte básico para el movimiento de insumos, es un componente importante de los costos logísticos de una compañía.

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El transporte es un proceso decisivo y un soporte fundamental para el abastecimiento y la distribución física de mercancías, todas ellas factores de competitividad que lo convierten en actividad tipo para establecer procesos de outsourcing. Es por ello que hemos querido dejarles este sencillo documento para que sea usado por los logísticos como una guía de referencia en el momento de enfrentarse a la decisión de contratar una empresa de transporte terrestre, el cual es el medio más común de transporte en nuestros países.

Para contratar una empresa transportadora es necesario tener muy claro lo que se requiere como cliente:

  • Confiabilidad en el servicio.
  • Tiempo de entrega.
  • Oportunidad del servicio.
  • Seguridad proactiva.
  • Valores agregados.
  • Monitoreo e información en línea.
  • Costo competitivo.

¿Cómo seleccionar un proveedor de transporte?

  1. Carta de invitación: Seleccionar operadores potenciales

Este documento debe contener información general de mi compañía, disponiendo de cifras, volúmenes y estadísticas del proceso a tercerizar, bien sea aéreo, marítima o terrestre.

  1. Petición de información – RFI (Request for information)

Con el RFI, lo que se quiere es conocer más en detalle, información relevante de los invitados a cotizar, los cuales quiero enfatizar, no deben ser más de cinco (5), haciendo más simple y expedito el proceso de evaluación y calificación.

  • Perfil de la Compañía: experiencia, red logística y tipo de servicios ofrecidos.
  • Perfil de clientes y casos de éxito.
  • Capacidades gerenciales.
  • Estabilidad financiera.
  • Calidad y políticas de servicio ofrecido.
  • Aspectos tecnológicos.
  • Esquema de negociación y de contratación (borrador de cotización).
  1. Acuerdo de confidencialidad

Es un compromiso voluntario y opcional, firmado entre las partes, para garantizar la seriedad en el manejo de la información compartida, para efectos del análisis del proyecto logístico.

  • Las partes.
  • Los considerandos.
  • Los acuerdos: contempla entre otros aspectos como el objeto, que se considera como información confidencial, duración del acuerdo, cláusula compromisoria y terminación entre otros.
  1. Petición de Oferta  - RFP (Request for Proposal)

Es la solicitud formal que se envía a los proveedores que superaron la fase de análisis de la información y capacidades presentadas en el RFI. En éste, adicional a la cotización o precios de los servicios solicitados, se deben incluir las capacidades que ayudaran a tomar la decisión según sea por:

  • Creatividad e innovación.
  • Especificaciones y volúmenes de los servicios a contratar.
  • Servicios de valor agregado requeridos.
  • Tiempos y fechas para: respuesta de aceptación al RFP, preguntas aclarativas, visitas y entrega de propuestas.

Como parte final del proceso de contratación, es importante resaltar con mayúsculas y negrilla la importancia de desarrollar un buen contrato, como manera de prevenir problemas futuros muy delicados que pueden colocar a su empresa en coyunturas desgastantes y costosas. Dentro del contrato, no olvide proporcionar incentivos por mejorar la operación y la productividad, compartiendo los beneficios. Igualmente, detalle claramente obligaciones, expectativas y soluciones.

Al momento de buscar un aliado para transportar mercancía es importante analizar la empresa que brinda este servicio; los empresarios deben tener en cuenta que antes de entregar el fruto de su trabajo y esfuerzo a un tercero, deben seguir diferentes parámetros que les ayuden a disminuir un evento inesperado que afecte la carga. Nuestro partner, Seguros Bolívar, ha publicado una lista de recomendaciones que deben cumplir las empresas de transporte a evaluar:

  1. Estar legalmente constituida en certificado de Cámara y Comercio, tanto de la oficina principal como de sus sucursales.
  1. Habilitada por el Ministerio de Transporte.
  1. Ser especializada o contar con la experiencia necesaria para manejar productos similares a los nuestros.
  1. Proporcionar referencias de sus clientes.
  1. Contar con esquemas de seguridad especial en los trayectos. Contar con GPS, seguimiento satelital, servicio de escoltas en caso de que sea necesario.
  1. Ser explícita en las características de sus servicios, incluidos y excluidos, por ejemplo: de cargue y descargue.
  1. Contar con valores agregados y políticas de responsabilidad de las partes.
  1. Certificaciones en gestión que reiteren su buena labor.
  1. Certificación ISO 9001 modelo de gestión: que exige la estandarización de procesos, cumplimiento del marco legal relevante y trabaja en la cultura de la administración de riesgos.
  1. Norma BASC Seguridad y protección al comercio internacional, que promueve un comercio seguro donde se establecen sistemas de gestión y seguridad, facilita los procesos de comercio exterior, representatividad y facilitación de contactos ante las autoridades vinculadas al comercio exterior, entre otras.
  1. Contar con habilitaciones especiales en caso de requerir traslados DTA y OTM.
  1. Debe cumplir con los parámetros de su póliza de transporte como generador de carga, horarios de movilización, edad de los vehículos, etc.
  1. Cumplir con las especificaciones del generador de carga para el manejo de la mercancía, teniendo en cuenta casos especiales, por ejemplo, el transporte de los productos estipulados en el decreto 1609 de materiales peligrosos, así como casos de carga extra- dimensionada, entre otras.
  1. Cumplir con el plan de contingencia diseñado por el generador de carga y el transportador.
  1. Recuerde que luego de contratar a un proveedor es necesario monitorear periódicamente su operación, verificando la veracidad de su propuesta de servicio en comparación con la operación real. Una buena práctica es realizar reuniones habituales para conocer la gestión.

Por: José Iván Granada

Director@zonalogistica.com

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