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Gestión de Inventarios IV La Centralización de los Inventarios

Gestión de Inventarios

El Ingeniero Diego Luis Saldarriaga R Gerente de operaciones de Grupo Familia, expone los aspectos que deben tenerse en cuenta en la toma de decisiones en la gestión de inventarios, explica si el stock debe tenerse unificado o disperso, considerando que esta determinación incide tanto en el desempeño de la compañía como en los costos que ésta maneja.  

Por: Diego Luis Saldarriaga R. 

Gerente de Operaciones del Grupo Familia

 diegosr@familia.com.co

la toma de decisiones en la Gestión de Inventarios

Gestión de Inventarios


En la gestión de inventarios, es apenas lógico pensar o suponer que si se tienen dos localizaciones para almacenar inventarios (una en cada mercado principal) o se  cuenta con una sola localización (desde la cual se atienden los dos mercados principales) el diseño centralizado representará un ahorro en costos de operación, en comparación con el esquema descentralizado. Todo lo anterior lo explican varios hechos:

  • Cuando se tiene más de una localización para los inventarios, los costos de administrar el sistema en total  se elevan. Tenga en cuenta que una localización requiere un jefe de despachos y por ende, varias localizaciones necesitan varios jefes de despacho (sólo por considerar una ínfima parte de los costos que se requieren para operar un almacén).
  • Con relación a los niveles de stocks necesarios, estos también aumentan cuando se tiene varias localizaciones. Como las ventas son variables a medida que se tienen varias localizaciones, estas variaciones se amplifican generando necesidades crecientes de niveles de stocks de seguridad; si se centralizan las fluctuaciones positivas de una localización puede compensarse con las fluctuaciones negativas de otra, generando así una necesidad menor de stock de seguridad para la ubicación centralizada.
  • El producto que se está centralizado tiene más probabilidad de ser utilizado en cualquier lugar de ventas, evitando de esta manera relocalizaciones de productos de un almacén a otro y posibles ventas perdidas por desbalance de inventarios (altos en unos puntos y bajos en otros).

Empresas fabricantes de productos electrodomésticos de alto valor aplican la técnica de la centralización de sus existencias. Por ejemplo Samsung, LG y otras empresas del sector que importan los productos desde países asiáticos donde tienen sus principales instalaciones de manufactura concentran los inventarios en los puertos de destino o en lugares cercanos a estos y desde allí configuran su sistema de distribución hacia el interior de los países, si no lo hicieran así sus costos se elevarían (incluyendo los montos de rotura por manipulaciones y costos por faltantes).

Los productos de bienes de capital[1] que tienen un alto costo se centralizan y –contrario a esto – los bienes de consumo diario se pueden descentralizar; en los primeros la mejor práctica es mantener los niveles de inventario lejos de los mercados (los clientes pueden esperar el producto largos periodos de tiempo) y en los segundos, lo más recomendable es tener los ítems en los canales de distribución cerca a los consumidores (estos no esperan el producto y si éste falta más bien prueban otro  de similares prestaciones).

Toma de decisiones

Gestión de Inventarios

 

Ejercicio 1

Considere el siguiente ejercicio para una ferretería mayorista que tiene tres puntos de venta principales, en los cuales venden motores de 6 caballos de fuerza para todo tipo de uso industrial. Esta empresa ha estado pensando en centralizar este tipo de motor en un solo almacén.

Tenga en cuenta que  las demandas mensuales de cada motor en los tres puntos de venta son 42, 98 y 56 con desviaciones de 12, 22 y 18 motores. Las reposiciones de su proveedor son semanales pero éste  se toma otros ocho días para la entrega a los puntos de venta. Si el costo del motor es de $1.240,  mantener las existencias representan el 1,6% mensual del costo del producto, colocar cada pedido asciende a $45 y el nivel de servicio es del 98% (es decir siempre que un cliente va a comprar un motor durante el tiempo de reposición lo encuentra en el  98% de las veces) ¿Le recomendaría usted centralizar los motores en una sola localización?

Para resolver este ejercicio se necesitarán las propiedades aditivas de la varianza. Se sabe – por dichas propiedades – que la varianza de una suma de variables aleatorias independientes es igual a la suma de las varianzas[2]. De esta manera si X1, X2,…,Xn son variables aleatorias independientes, entonces:

 

Para este ejercicio las demandas de motores de cada almacén son independientes, con esto en mente se desea saber qué niveles de inventarios se obtienen aplicando una política descentralizada y centralizada para la gestión de los inventarios del motor de 6 caballos de fuerza.

Los inventarios medios del sistema descentralizado los conforman un inventario regular o Q/2 y un inventario representado en el inventario de seguridad, de manera más general se tiene que:

 

De esta manera para el ejemplo que nos ocupa en donde n = 3 se tiene:

 

Utilizando la ecuación del EOQ para calcular la cantidad Q a ordenar para la ubicación 1 se tiene:

Y el cálculo del inventario de seguridad para el punto de venta 1 es:

Y aplicando (2) el stock medio es:

De la misma manera se procede a los cálculos para los almacenes 2 y 3 obteniéndose los resultados de la Tabla No.1.

Tabla Gestión de Inventarios

Tabla Gestión de Inventarios

Cálculo de Inventario Medio para Sistemas Descentralizados Vs. Centralizados

Nótese como los cálculos  arrojan los siguientes resultados para la solución descentralizada de 3 almacenes:

 

Para la alternativa de un solo almacén se puede usar la ecuación (1) para los cálculos de la desviación estándar[3] de la instalación centralizada obteniendo:

 

Y con este resultado y una demanda total de 196 (42+98+56), se obtiene el valor de Q:

y el stock de seguridad para la instalación centralizada ahora es:

Ahora el stock medio en el sistema es:

Los resultados que se resumen en la Tabla No.1 evidencian cómo los niveles de inventarios de seguridad se han reducido un 40,5% (44 Vs. 74). Por supuesto este simple análisis no le da todos los elementos de juicio al dueño del negocio para decidir si centraliza su inventario o no. Queda por evaluar el efecto de la centralización en los tiempos de entrega a sus clientes, si estos están dispuestos – por ejemplo – a ordenar el motor y esperar un tiempo considerable a que se les entregue el motor. En este escenario la descentralización es una muy buena decisión, pero si este no fuera el caso se podría evaluar la alternativa intermedia (es decir tener un pequeño número de unidades en cada almacén y hacer reabastecimientos frecuentes desde un almacén centralizado).

En los ambientes de distribución en donde existen múltiples puntos de consumos y varios puntos de almacenamiento que manejan similares volúmenes de existencias y desde donde se atienden los pedidos de los clientes se puede estar interesado en evaluar si es conveniente pasar de tener varios puntos de almacenamiento a uno solo. La regla de la raíz cuadrada puede dar elementos de juicio para tomar una decisión más acertada.

Regla de la Raíz Cuadrada 

Gestión de Inventarios

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Si se considera que cuando se gestiona la demanda de ítems en grupos es más predecible que los ítems separados y ofrecen mejor control, y que las preocupaciones de los responsables de la gestión de inventarios y de la alta gerencia están dirigidas al capital de trabajo – cuyo componente principal es el inventario total – centralizar los inventarios es una alternativa que debe ser analizada.

Una herramienta útil es la regla de la raíz cuadrada. Esta regla inicialmente fue propuesta por Maister[4] y sugiere que el stock necesario aumenta o disminuye en función del número de almacenes.

En Bowersox  et al (2002, pág. 469) se presenta un estudio de esta regla. Para la aplicación de esta regla cada almacén regional debe manejar una cantidad aproximadamente igual de existencia y la cantidad a reabastecer Q  es establecida. De esta manera la regla de la raíz puede ser establecida de la siguiente forma:

 

Donde:

 It = la cantidad de  inventario a almacenar. Si se consolida en una sola ubicación pueden usarse para su cálculo, unidades monetarias o unidades como cajas, toneladas, bultos o litros, etc.

 Ii = la cantidad de inventario en cada una de las n ubicaciones.

 n = la cantidad de ubicaciones de almacenaje antes de la consolidación.

Considere  que se tienen  9 almacenes con un inventario muy similar en cada lugar y se desea saber el efecto de una consolidación de todos los almacenes en  uno más grande. Tenga en cuenta que cada almacén tiene capacidad de 120 mil cajas de productos.

En el sistema habrá en todo momento 1.080.000 (9*120.000) cajas y si se consolida en un solo lugar, ahora  el inventario será:

De forma más general si se desea colocar el inventario de esos 9 almacenes en sólo dos almacenes con igual cantidad de existencias, se tiene:

Donde:

I2 = sistema de inventario en n2 ubicaciones.

I1 = sistema de inventario en n2 ubicaciones.

n2 = número de nuevas ubicaciones.

n1 = número de anteriores ubicaciones.

La suma del inventario en los dos nuevos  almacenes debería ser 509.117 cajas para dar el mismo nivel de satisfacción.

 

La regla de la raíz permite calcular la cantidad de  inventario para un almacén centralizado que sustituirá una serie de almacenes. Además el monto a ser inventariado en el nuevo almacén es considerablemente menor que la suma de los inventarios en los almacenes descentralizados.

Es obvio que el supuesto de igual cantidad de inventario en todos los almacenes que se quieren consolidar  puede ser limitante, aún así esta regla puede ayudarnos a construir elementos de juicio para una óptima decisión en este sentido.

Toma de decisiones Gestión de Inventarios

Gestión de Inventarios

 

Otra Regla de la Raíz Cuadrada

En Marín (2012) se presenta otra regla simple de la raíz cuadrada que no tiene el supuesto de inventarios similares en todas las instalaciones, es la que relaciona sólo la demanda. Esta ecuación es especialmente útil cuando la demanda tiene índices de variabilidad bajos o es determinística:

Donde:

D = demanda total consolidando todos los puntos de venta. 

dn = demanda asociada al nodo de distribución n.

Por ejemplo si la demanda consolidada del total de una compañía es de 1.400 unidades mensuales desde tres centros de distribución (el primero con demanda mensual de 800 unidades, el segundo con demanda de 500 unidades y el tercero con 100 unidades mensuales de venta), se quiere evaluar la posibilidad de consolidar todos sus inventarios y las ventas en un sólo centro de distribución, los cálculos serían los siguientes:

Lo anterior significa que para esta compañía pasar de tres centros de distribución a un sólo centro representaría bajar sus inventarios y el capital de trabajo al 62% del valor actual o lo que es lo mismo, recudirlos en  38%.

¿Cuándo se Debe Centralizar Inventarios?

Por supuesto que no todos los productos calificarían para una política de centralización porque son muchas las consideraciones que se deben tener. A continuación se presenta un resumen de algunas de ellas:

  • Los productos para los cuales  es muy costoso mantener su inventario – bien sea por su  alto costo unitario o por el precio que supone guardarlos (chips, joyería, electrodomésticos, equipos de cómputo y autos, etc.) -.
  • Los artículos que tienen un  alto costo de almacenamiento  o baja densidad en valor por espacio ocupado ($/M3), como por ejemplo papel higiénico, utensilios desechables, productos de espumas y sal, etc.
  •   Si los puntos de abastecimiento se encuentran concentrados geográficamente.
  • Para productos tipo C es menor el error en el pronóstico obtenido para la suma total que los errores obtenidos  de pronósticos individuales.
  • Para productos tipo A con un índice de variabilidad mayor al 50%.

Oportunidades con la centralización en la gestión de inventario

Gestión de Inventarios

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Las siguientes representan algunas oportunidades que se pueden materializar cuando se ejecuta de manera adecuada una centralización de las existencias:

  • Incremento de la rotación de los productos.
  •  Reducción de los costos de ordenar.
  • Mejoramiento del control de la calidad y del servicio.
  •  Unificación de los criterios comerciales.
  • Aprovechamiento de las economías de escala.
  •  Aprovechamiento de la flota de transporte  por kilómetro recorrido.
  •  Mayor productividad en las operaciones de picking, despacho y recibo.
  • Disminución en los tiempos de espera.
  • Se facilita la logística en reversa.
  •  Es una estrategia más armónica con el medio ambiente.
  •  Reducción de la obsolescencia.
  •  Disminución de todos los costos asociados con  gestionar los inventarios.
  •  Se evitan relocalizaciones de productos de baja rotación.

 Bibliografía

Bowersox, Donald J. Closs David J. Cooper M. Bixby, Supply Chain Logistics Management, McGraw-Hill/Irvin, New York, 2002.

Marín M. Willian. Postponement: Reduciendo la Complejidad de la Administración de Inventarios. Revista Zonalogística. Edición No. 69 (Medellín, 2012).

Ross,  Sheldon M. Introducción a la Estadística. Versión Española Traducida por Prof. Dr. Teófilo Valdés Sánchez. Reverté (Barcelona, 2008).

[1]Los productos bienes de capital son aquellos que se usan para producir otros bienes o servicios.  En esta categoría se encuentran máquinas, herramientas, máquinas industriales, equipos de construcción, camiones y equipos eléctricos sofisticados, etc.

[2]Ver Ross (2008 p.p. 232-233) sobre las propiedades de la varianza.

[3] La desviación estándar es la raíz cuadrada de la varianza.

[4]D. H. Maister, “Centralization of Inventories and the Square Root Law”, Internatoonal Journal of PhysicalDistribution 6. No. 3 (1976). 

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