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El SILOG: la transformación logística del Ministerio de Defensa Nacional

Decía el General Carlos Alberto Ospina Ovalle, comandante General de las FF.MM de Colombia en la primera mitad de la década del 2000: “Un Soldado es como un caracol, que anda con su casa a cuestas; por eso la logística militar lo es todo para él y su gran reto, es garantizar que en su morral no le falte nada de lo que necesita para sobrevivir” 

Por: Grupo SILOG

Esta frase tan sabia, tiene aplicación en cualquier ejército del mundo y es por ello que al mirar la logística interna de una fuerza militar como ésta, observamos que debe ejecutar millonarios presupuestos de compras nacionales e internacionales, administrar múltiples bodegas distribuidas por todo el territorio nacional, disponer de un portafolio de productos con miles de referencias codificadas de manera diferente dentro de las mismas unidades militares, atender esquemas de programación de despachos a los diferentes usuarios sin ninguna estandarización de picking o packing, así como utilizar una gran variedad de transporte, que por ser en la mayoría de las veces vehículos propios, su programación y uso no es eficiente.

Ahora bien, si miramos cómo funciona la logística de la Fuerza Aérea o de la Armada o la Policía o inclusive, el Ministerio de Defensa Nacional como ente administrativo que controla y coordina a todas las FF.MM, se observa que en el país, el MDN tiene cinco cadenas de abastecimiento para atender su misión democrática. Lo curioso es que cada una de ellas, trabajaba de manera individual, sin posibilidad de integración entre ellas y en la mayoría de las casos, entre brigadas o unidades militares de una misma fuerza.

Es por ello que en el año 2004, el Gobierno Nacional realiza un diagnóstico externo apoyado en varios prestigiosos logísticos de la industria civil, encontrándose que los procesos logísticos en el Sector Defensa, tenían las siguientes debilidades: 

  • Diferencias en el marco conceptual de los procesos que usaban los servidores públicos.
  • Diferencias en el entrenamiento del personal que realiza la logística operativa y de planeación. 
  • Múltiples sistemas de información con diferentes alcances y funcionalidades.
  • Limitación de la gestión logística por marco normativo contractual y presupuestal.
  • No había un sistema de aseguramiento de la calidad.
  • Funcionamiento de diferentes organizaciones logísticas con canales de distribución dispersos.
  • Inadecuada administración de los inventarios institucionales.
  • Gestión aislada para el mantenimiento aeronáutico diferentes equipos y armamentos, etc.
  • No había ninguna visibilidad de información y mucho menos oportunidad de consolidación de requerimientos y compras dentro de una misma fuerza o inter-fuerzas.

Con el ánimo de neutralizar la problemática descrita, buscar estandarizar procesos, integrar, automatizar y adoptar un sistema de información, se aprobaron seis estrategias fundamentales:

  • Fortalecimiento del conocimiento y práctica logística
  • Implementación del sistema tecnológico de apoyo logístico
  • Aspectos a modificar en la normatividad contractual y presupuestal vigente
  • Aseguramiento de la calidad
  • Desarrollo integral de la red logística
  • Administración detallada de los inventarios

Lo prioritario e importante, consistía precisamente en solucionar la necesidad de contar con una herramienta informática que permitiera sustituir la gran cantidad de softwares encontrados, los cuales se encontraban dispersos por todo el país y funcionando de manera independientemente uno de otro; esta solución debía funcionar como la “columna vertebral” para todas las cinco cadenas de suministro del MDN, soportándolas transversalmente en cada una de las actividades; en otras palabras, se requería la implementación de un sistema tecnológico de apoyo logístico, desarrollado para lograr estructurar y consolidar la información logística de las Fuerzas Militares, Policía Nacional y el nivel central del Ministerio de Defensa.

Como resultado de esta iniciativa, también en el año 2004, se logró el apoyo del gobierno americano a través del “Plan Colombia”, creándose para ello el Grupo de Sinergia Logística – SILOG, el cual está compuesto por personal militar y civil de las Fuerzas Militares, personal uniformado y no uniformado de la Policía Nacional y personal de planta del Ministerio de Defensa. La misión del equipo SILOG radicaba en implementar el ERP (Enterprise Resource Planning / Planificación de Recursos Empresariales) de SAP, que a la postre fue la herramienta tecnológica seleccionada para soportar tan gigantesco reto (ver cuadro con cifras de implementación del SILOG), siendo la capacitación de los usuarios en el manejo del software, la parte más compleja no solo por estar éstos, “dispersos” por todo el país sino, por su gran número ( a la fecha se han capacitado más de 14.000 usuarios). A partir de la configuración e implementación del sistema, la captura del dato por parte de los usuarios finales obedece a un procedimiento previo de unificación, estandarización conceptual y procedimental que permite administrar el crecimiento orgánico y estandarizado de las bases de datos y la disposición en línea y tiempo real de la información. 

Además, el SILOG asume la puesta en marcha del sistema de aseguramiento de la calidad, habilitar la red e infraestructura de comunicaciones, formación para el trabajo de los usuarios finales, mantenimiento de licencias y compra de los equipos necesarios para procesar, almacenar y comunicar la gran cantidad de datos que serían la fuente primaria de la información hacia la estrategia y toma de decisiones de uno de los proyectos logísticos, sino el mayor, más grandes desarrollados en el país. Lo descrito parece ser fácil, pero no es así ya que la obtención del resultado logrado por el SILOG demanda profesionalismo, disciplina, compromiso, creatividad, sacrificio, tolerancia y permanente acompañamiento.

La sinergia logística implementada con el proyecto SILOG, se puede mostrar cómo caso único en el mundo, en el cual operen bajo un solo sistema la información logística de las Fuerzas Militares, la Policía Nacional y las dependencias que constituyen la UGG-Unidad de Gestión General, contemplando:

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Fuente: Elaboración propia LOVAL

Dichas cifras y muchas más, reflejan la optimización de la gestión de todo el ciclo logístico y financiero de las Fuerzas Armadas de Colombia, convirtiéndolas en modelo de modernización operativa en los países del meridiano, representados en la creación de la Central de Compras o Agencia Logística, administración en línea de los almacenes e Inventarios, producción de las plantas de uniformes y armamentos, gestión de recursos humanos, mantenimiento con sinergia en inventarios de repuestos aeronáuticos y modernización de la gestión Financiera (contabilidad, presupuesto, costos, activos, tesorería y contraloría).

Queremos destacar en particular, la implementación del EPC (Electronic Product Control) para el control sobre las dotaciones de las Fuerzas Militares producidas desde la fábrica del Ejército; estos chips electrónicos, son implantados en las prendas, para monitoreo de los mismos, permitiendo la validación de la dotación por fuerza, por persona y por grado.

Así las cosas, se ha sustentado un proceso de transformación con fortalecimiento del capital humano de la Fuerza Pública, la sostenibilidad y eficiencia del gasto y planeación basada en capacidades. Usando un lenguaje estándar a nivel mundial cuyo valor agregado esta en la administración por procesos, optimización en el uso de los bienes, eficiencia en el abastecimiento e información en línea.

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